All for One Invoice Flow

Elektroniczny Obieg Faktur (EOF) w SAP

All for One Invoice Flow to rozszerzenie SAP, umożliwiające realizację Elektronicznego Obiegu Faktur (EOF) w całości wewnątrz systemu SAP, w oparciu o obraz dokumentu w formacie PDF. Rozwiązanie może być wykorzystane w organizacjach, które ewidencjonują znaczną liczbę faktur i które chcą wdrożyć usystematyzowany proces EOF, eliminując obieg dokumentów w formie papierowej.

Rozwiązanie przeznaczone jest dla organizacji korzystających z systemów: SAP ERP/ECC lub S/4HANA.

All for One Invoice Flow wspiera proces EOF od wpływu faktury (załadowania pliku PDF), przez jej rejestrację, weryfikację księgową, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową aż po zaksięgowanie.

Cały proces jest wykonywany w systemie SAP (ERP/ECC, S/4HANA) przy użyciu transakcji SAP, z wykorzystaniem technologii SAP Business Workflow.
Rozwiązanie może zostać zintegrowane z inteligentnym systemem OCR, który zautomatyzuje wstępne wprowadzanie dokumentów
Faktury w postaci plików PDF mogą być ładowane do systemu SAP również ręcznie (transakcja archiwizacyjna OAWD)
Automatyczne ładowanie PDF może odbywać się przez e-mail wysyłany ze skanera albo przez pobranie z serwera FTP (w tym wypadku narzędzie może dodatkowo pobierać plik CSV z danymi nagłówków faktur i alokacjami do zamówień
Rozwiązanie z plikami CSV przewidziane jest dla scenariusza współpracy z zewnętrzną firmą skanującą dostarczającą paczki faktur np. w cyklach dziennych.
Archiwizacja poprzez interfejs SAP ArchiveLink. Wprowadzone do systemu pliki PDF są archiwizowane w zewnętrznym content serverze (np. SAP Content Server, All for One ECM Content Server).
Ostatecznie dla każdego załadowanego pliku PDF uruchamiany jest proces workflow w systemie SAP.

Rejestracja np. w sekretariacie albo bezpośrednio w księgowości.
Weryfikacja księgowa polega na obsłużeniu wstępnie wprowadzonego dokumentu np. utworzeniu pozycji w referencji do zamówień lub bez i wykonaniu wszystkich tych czynności, które standardowo wykonuje się podczas księgowania faktury w transakcji MIRO.
Możliwe jest natychmiastowe księgowanie dokumentu albo odesłanie go do weryfikacji merytorycznej do wskazanej osoby (np. w sytuacji, gdy system zasygnalizował odchylenia ilościowe/cenowe).
Fakturę odsyła się do weryfikacji merytorycznej również w sytuacji, gdy np. faktura nie powołuje się na zamówienie, a powinna. Wówczas weryfikujący merytorycznie jest odpowiedzialny za utworzenie zamówienia post-factum.
Dla faktur o znacznej wartości (konfigurowalny limit) może być konieczna akceptacja finansowa zanim dokument zostanie zaksięgowany.

W ramach pakietu All for One Invoice Flow dostarczane są również 2 dedykowane raporty:

raport księgowości służący do monitorowania faktur obsługiwanych w procesie workflow;
raport monitoringu procesów workflow (np. weryfikacja, kto przetrzymuje zadania workflow po terminie)