Podstawowe wyzwania związane z rejestracją czasu pracy i kontrolą dostępu w przedsiębiorstwie można zawrzeć w kilku pytaniach: Kto powinien mieć dostęp, do których pomieszczeń i w jakim czasie? Jak sprawdzić, kto przebywa na terenie budynku w wypadku pożaru czy innego zagrożenia? Jak zarządzać pobytem gości na terenie firmy? Jak zarządzać czasem pracy pracowników (jak długo pracują, w jakich godzinach, jak to wpływa na wynagrodzenie)? I wreszcie, jak zintegrować systemy kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy z innymi aplikacjami, np. HR/HCM?

Zazwyczaj powyższe zadania są realizowane za pomocą rozwiązań informatycznych. Jednak często dostępne na rynku aplikacje trudno integrują się z systemami do zarządzania kapitałem ludzkim w firmie i wymagają zbudowania i zarządzania szeregiem interfejsów, co znacznie podnosi koszty ich wykorzystania.

Możemy wyróżnić trzy kluczowe elementy kompleksowego rozwiązania do zarządzania czasem pracy i kontroli dostępu do firmy i jej pomieszczeń:

  • terminale z systemem zarządzania odczytami;
  • system oceny czasu pracy;
  • system kontroli dostępu (opcja).

Z punktu widzenia firmy, która korzysta z SAP HR, idealnym rozwiązaniem jest takie, które ma jak najmniej interfejsów plikowych (lub nie ma ich w ogóle) i jest zarządzane (w zakresie oceny czasu pracy i kontroli dostępu) z poziomu systemu SAP ERP.

Takim rozwiązaniem może być produkt firmy Kaba, lidera rozwiązań terminalowych, w pełni zintegrowany z systemem SAP HR. BCC wraz z firmą Kaba dostarcza kompleksowe rozwiązanie obejmujące powyższe komponenty, zintegrowane z systemem SAP.

Terminale i ich oprogramowanie

Na podstawie kilkunastoletnich doświadczeń BCC (aktualnie All for One Poland) z wdrożeń systemów SAP HR, w tym rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu w firmach różnej wielkości, możemy wyróżnić najważniejsze cechy, jakich od rozwiązań terminalowych oczekują firmy poszukujące takich narzędzi. Są to:

  • prosta i intuicyjna obsługa, trwałość oraz niezawodność;
  • elastyczność w dostosowaniu do specyficznych wymagań;
  • łatwa instalacja i integracja z systemem SAP HR.

Najnowsze rozwiązanie z rodziny czytników firmy Kaba – terminal B-web 9300 – postawiło wysoko poprzeczkę i w tej chwili nie ma na rynku konkurencyjnych odpowiedników. Przy projektowaniu terminala wykorzystano koncepcję „prowadzenia przez światło” (ang. guide by light), co w pewnym sensie stanowi rewolucję w ergonomii czytników.

Terminal jest wyposażony w szklany ekran dotykowy (z klawiaturą pojemnościową), na którym w zależności od konfiguracji widoczne i aktywne są tylko te przyciski, które mogą być w danym momencie użyte. Po wyborze funkcji wszystkie zbędne klawisze przestają być dostępne. Ryzyko błędów jest więc ograniczone do minimum. Zakres dostępnych opcji może zostać rozbudowany w przyszłości, gdy klient zdecyduje się rozszerzyć funkcjonalność czytników.

Inną koncepcją zastosowaną w czytnikach B-web 9300 jest „instalacja 1 kliknięciem” (ang. 1-click installation). Terminal jest dostarczany wraz ze stacją dokującą, którą montuje się na ścianie. Instalacja terminala polega na wsunięciu go do stacji dokującej. Wymiana terminala jest dzięki temu bardzo prosta. System B-COMM zapamiętuje obecną konfigurację (usuwanego czytnika) i na tej podstawie automatycznie parametryzuje nowy terminal.

B-web 9300 umożliwia rejestrację zdarzeń na podstawie karty zbliżeniowej lub odcisku palca. Z rożnych możliwych technik biometrycznych właśnie odcisk palca zyskał największą akceptację użytkowników oraz jeden najwyższych wyników niezawodności. Oczywiście jeśli chcemy wykorzystywać tradycyjne karty wejściowe (np. są one jednocześnie identyfikatorami ze zdjęciem), możemy metody biometryczne traktować jako alternatywę dla szczególnych przypadków. Z drugiej strony metoda biometryczna umożliwia rezygnację z kart, co wiąże się z redukcją kosztów, brakiem utrudnień związanych z zagubieniem, jednoznaczną identyfikacją i eliminacją nadużyć.

Wraz z czytnikami dostarczane jest oprogramowanie B-COMM ERP 4.0, które łączy terminale Kaba z systemem SAP ERP (w szczególności SAP HR). Interfejs ten jest pierwszym rozwiązaniem certyfikowanym przez SAP, wykorzystującym technologie i standardy XML (eXtensible Markup Language), ALE (Application Link Enabling) i XI. Został opracowany z myślą o połączeniu terminali z funkcjonalnościami HR/HCM, PP, PM, PS, CO i CATS (międzyaplikacyjny arkusz czasu pracy). Wymiana danych między terminalami a systemem SAP nie wymaga tworzenia i administrowania kolejnymi interfejsami i nie jest realizowana poprzez przesyłanie plików płaskich.

System oceny czasu pracy w SAP HR

Terminale B-web 9300 zbierają zdarzenia czasowe typu „wejście” i „wyjście”, ale dopiero odniesienie tych odczytów do planowanych grafików i szeregu reguł może dać w rezultacie informacje o faktycznym czasie pracy i kwalifikowanych składnikach wynagrodzeń (np. nadgodzinach, godzinach nocnych). Za tę analizę i generowanie składników zależnych od czasu odpowiada w systemie SAP HR moduł oceny czasu pracy.

Dane z czytników B-web 9300 są automatycznie wczytywane do systemu SAP (np. poprzez interfejs ALE), gdzie w wyniku ich przetworzenia otrzymujemy składniki wynagrodzeń oraz salda czasu pracy, takie jak:

  • godziny planowane i przepracowane wg harmonogramu,
  • liczba nadgodzin,
  • godziny absencji,
  • liczba godzin pracy w dni wolne,
  • liczba nadgodzin 50%,
  • liczba nadgodzin 100%,
  • liczba nadgodzin 50% do odbioru,
  • liczba nadgodzin 100% do odbioru,
  • liczba dni do odbioru.

Ocena czasu pracy w powiązaniu z rejestracją zdarzeń za pomocą czytników B-web 9300 może być wykorzystywana do bardziej złożonych zadań, np. rozliczania kosztów czasu pracy dla wytwarzanych produktów. W takim wypadku terminale instaluje się przy liniach produkcyjnych. Pracownicy zmieniający nawet kilkakrotnie w ciągu dnia miejsce pracy (linię) rejestrują się za pomocą terminala przy stanowisku. Do SAP HR trafia informacja o czasie pracy i miejscu powstawania kosztów. Te dane wystarczają do uzyskania w ocenie czasu pracy rzeczywistego kosztu robocizny.

System kontroli dostępu w SAP HR

Często systemy kontroli dostępu są odrębnymi aplikacjami, niezintegrowanym z SAP. Rozwiązanie firmy Kaba (przygotowane w technologii SAP Web Dynpro) – Kaba SAP Access Control – umożliwia administrację kontrolą dostępu bezpośrednio z systemu SAP. To w systemie ERP definiuje się i zarządza przypisaniem uprawnień do rekordu pracownika, profilami czasowymi, obszarami, grupami oraz tzw. dniami specjalnymi. Zmiany uprawnień są wysyłane bezpośrednio z SAP do terminali.

SAP Access Control – podstawowe korzyści
– opracowanie i administracja uprawnieniami dostępu bezpośrednio w SAP
– raportowanie danych z terminali w SAP
– dane podstawowe do zarządzania uprawnieniami (dane HR) odczytywane bezpośrednio z SAP

Dlaczego rozwiązanie zintegrowane?

O wyższości rozwiązań zintegrowanych nad aplikacjami niezintegrowanymi mogły się przekonać te firmy, które po wcześniejszych doświadczeniach korzystają obecnie z czytników B-web 9300 i systemu Kaba SAP Access Control.

Jak wskazują ich doświadczenia, brak wymiany plikowej między terminalami a systemem SAP (terminale komunikują się z SAP i vice versa poprzez certyfikowany interfejs ALE) praktycznie eliminuje ryzyko utraty i niespójności danych. Kontrola dostępu jest zarządzana z poziomu systemu SAP, który jest źródłem danych o pracownikach i czasie pracy – takie rozwiązanie także eliminuje konieczność wykorzystania interfejsów.

Ocena czasu jest realizowana w SAP HR, a elastyczność i konfigurowalność narzędzi dostępnych w SAP HR pozwala zamodelować dowolne reguły oceny i zdefiniować model czasu pracy szyty na miarę klienta.

Dopełnieniem tych korzyści są zalety terminali B-web 9300, które wprowadzają nową jakość w kontroli dostępu i rejestracji zdarzeń. Intuicyjny interfejs, łatwa instalacja i wymiana czytników oraz nowoczesny design nie znajdują odpowiedników na rynku.

BCC dedykowanym partnerem firmy Kaba dla klientów SAP

Od 2011 roku BCC (aktualnie All for One Poland) jest partnerem firmy Kaba GmbH, wiodącego dostawcy systemów rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu. BCC to obecnie jedyna firma na polskim rynku oferująca kompleksowe rozwiązania kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy Kaba z pełną integracją z systemem SAP. Jak podkreśla Michał Szymaczek, Menedżer ds. Rozwoju Biznesu w obszarze Zarządzania Kapitałem Ludzkim w BCC: „Rozwiązania rejestracji czasu pracy w SAP współpracujące z terminalami Kaba wdrażamy już od lat,  m.in. w fabryce firmy Ferrero czy wiodącej sieci detalicznej. Uzyskanie statusu partnera jest formalnym potwierdzeniem naszych kompetencji i zacieśnieniem współpracy z firmą Kaba. Obecnie klienci nie muszą szukać różnych dostawców terminali i oceny czasu pracy – BCC wspólnie z firmą Kaba może zaoferować kompleksowe rozwiązanie”.