Dłuższe terminy płatności

W ślad za towarem lub wykonaną usługą dostawca nieuchronnie wystawi nam fakturę. Jej kwota to jedno, równie istotny jest termin płatności. Jak długi by nie był – zawsze warto by zyskać jeszcze kilka dni odroczenia. Równocześnie marka solidnego i terminowego płatnika pozwala zachować dobre relacje z dostawcą, ciągłość dostaw, a nawet wynegocjować lepsze ceny lub rabaty w zamian za gwarancję terminowej płatności. Coraz więcej banków oraz instytucji faktoringowych oferuje usługę faktoringu odwróconego (zwanego też odwrotnym), która pozwala osiągnąć te sprzeczne z pozoru cele.

W odróżnieniu od faktoringu tradycyjnego, w odwróconym faktor, na zlecenie odbiorcy i w ramach umowy ramowej, finansuje wskazanych przez niego dostawców.

W uproszczeniu proces wygląda tak: po odbiorze towaru i merytorycznej akceptacji faktury u odbiorcy zostaje ona przekazana do banku lub faktora, który dokonuje jej zapłaty. W zależności od ustaleń z odbiorcą, faktor dokonuje płatności niezwłocznie (jeśli celem jest zapewnienie kapitału obrotowego dla dostawcy) lub w terminie wymagalności. Następnie w określonym terminie (może to być termin wymagalności faktury lub też wydłużony dodatkowy okres finansowania – wszystko zależy od warunków współpracy z faktorem) odbiorca reguluje należność dla banku.

Dzięki wskazaniu gwarantowanego źródła finansowania oraz możliwości wcześniejszej zapłaty za faktury odbiorca zyskuje dłuższe terminy płatności u dostawców lub dodatkowe rabaty. Z kolei dla dostawcy faktoring odwrócony stanowi źródło dodatkowego finansowania pozabilansowego (bez regresu), bez konieczności badania zdolności kredytowej oraz dodatkowych zabezpieczeń.

Zazwyczaj z tak skonstruowanej usługi bankowej korzystają duże, stabilne finansowo firmy w relacjach handlowych z wybranymi, mniejszymi dostawcami, którzy mają trudniejszy dostęp do zewnętrznych źródeł finansowania. Większe zaufanie w relacjach handlowych i zacieśnienie współpracy to korzyść dla obu stron. Zarówno odbiorca, jak i dostawca zyskują także większą elastyczność finansową.

SAP dostosowany

Realizacja usługi odbywa się z wykorzystaniem elektronicznego systemu bankowego. Warunkiem efektywnej komunikacji pomiędzy systemami informatycznymi płatnika i banku jest uzgodnienie formatu przesyłanych danych z faktur zakupowych i informacji o płatnościach. Zwykle to faktor definiuje swoje oczekiwania i narzuca format danych adekwatny dla swojego systemu.

Aby skorzystać z usługi faktoringu odwróconego w ING Commercial Finance Polska, spółce będącej jednym z liderów rynku faktoringowego, konieczne jest wprowadzenie kilku dostosowań w systemie SAP odbiorcy. Taki projekt BCC (aktualnie All for One Poland) przeprowadziło dla jednego z klientów, dużej firmy z branży FMCG korzystającej z szerokiego zakresu funkcjonalnego SAP ERP, która zaoferowała program faktoringu odwróconego kilkudziesięciu swoim dostawcom.

Wykonane dostosowania w pewnym zakresie obejmują utworzenie dodatkowych funkcjonalności w SAP, a także wykorzystanie już istniejących w nieco odmienny sposób. Należy jednak podkreślić, że zaimplementowane rozwiązania nie ingerują we wcześniej zdefiniowaną konfigurację systemu oraz sposób prowadzenia ewidencji pozycji rozrachunkowych związanych ze zobowiązaniami firmy.

Podstawowym elementem całego rozwiązania jest tabela konfiguracyjna, w której zamieszczane są informacje o dostawcach włączonych przez płatnika do programu faktoringu odwróconego. Aby rozwiązanie było jak najbardziej elastyczne, zdecydowano o uzależnieniu wpisów od czasu. Dzięki temu sposób rozliczania za zobowiązania z danym dostawcą może być różny w różnych okresach, w zależności od podpisanych umów handlowych czy okresu produkcyjnego. Płatnik ma też wgląd w aktualne informacje, kiedy dany dostawca objęty był programem, a kiedy nie. Jeśli dostawca wyjdzie z programu, to faktury płacone są w sposób tradycyjny, czyli bezpośrednio na jego konto bankowe.

Każdego dnia w oparciu o dane zawarte w opisanej powyżej tabeli generowany jest plik z fakturami, które przekazywane są do ING. Fakt przesłania danego dokumentu do banku jest odnotowywany w tabeli ze statusami, co z jednej strony chroni przed przesłaniem tych samych dokumentów wielokrotnie, z drugiej zaś strony umożliwia raportowanie statusów dla poszczególnych dokumentów.

Opisany mechanizm zbierający dane o fakturach z nierozliczonych pozycji dostawców biorących udział w programie generuje plik płaski o strukturze zgodnej z tą określoną w dokumentacji ING (pliki mogą być zapisywane lokalnie lub na serwerze aplikacyjnym, do ING są wysyłane przez Internet). Ułatwia to komunikację pomiędzy systemami i eliminuje ewentualne pomyłki, bo wszystkie informacje są przekazywane elektronicznie.

Na podstawie otrzymanych od płatnika informacji ING generuje polecenia przelewu za zobowiązania firmy. Po ich wykonaniu ING przekazuje klientowi plik z danymi o wykonanych płatnościach w powiązaniu z otrzymanymi wcześniej fakturami. Plik ten następnie jest importowany do systemu SAP specjalnym narzędziem, które aktualizuje statusy dokumentów zobowiązań będących przedmiotem procesu faktoringu odwróconego.

Główne korzyści z faktoringu odwróconego

Dla odbiorcy:

  • poprawa relacji z dostawcami, dzięki zapewnieniu finansowania
  • możliwość negocjacji wydłużonych terminów płatności lub dodatkowych upustów od dostawców w przypadku wcześniejszego lub terminowego regulowania zobowiązań
  • odroczenie terminu zapłaty zobowiązania dzięki dodatkowemu okresowi na spłatę przyznawanemu przez faktora

Dla dostawcy:

  • dodatkowe źródło finansowania, bez konieczności ustanawiania jakichkolwiek zabezpieczeń
  • finansowanie bez regresu, w oparciu o ryzyko odbiorcy
  • pozyskany kapitał obrotowy nie jest zobowiązaniem finansowym (lecz wcześniejszą zapłatą należności)

Opisane powyżej elementy usprawniły proces komunikacji z ING. Do zamknięcia całego procesu konieczne jest jeszcze uregulowanie zobowiązań względem ING. W tym celu wykorzystano standardową funkcjonalność programu automatycznych płatności w systemie SAP, generującego polecenia przelewu dla dokumentów dostawców w ich terminach płatności.

Aby przelewy były generowane na właściwy rachunek bankowy, w danych podstawowych dostawców biorących udział w programie wprowadzono informacje o alternatywnym odbiorcy płatności. Funkcjonalność ta zapewnia, że przelewy dla dostawców biorących udział w programie generowane są zawsze na rachunek bankowy ING.

Usługa faktoringu odwróconego w ING oprócz korzyści finansowych obejmuje także dodatkowe ułatwienia związane z zarządzaniem rozliczeniami z dostawcami. Elektroniczna wymiana danych pomiędzy wszystkimi trzema stronami zapewnia zarówno odbiorcy, jak i dostawcy pełną informację o rozliczeniach i pozwala zachować kontrolę dzięki udostępnianym przez system bankowy raportom.

Dla odbiorcy dostępne są raport o fakturach nabytych i podlegających finansowaniu, generowane raz w tygodniu wyciąg z konta rozliczeniowego oraz raport z otwartymi pozycjami. Raz w miesiącu wystawiana jest faktura kosztowa.

Odbiorca otrzymuje potwierdzenie zaksięgowana wierzytelności, a także raport o wierzytelnościach zapadających za wybraną liczbę dni roboczych.

Łatwa komunikacja z bankiem

Uruchomienie dodatkowych funkcjonalności w SAP wspierających proces jest konieczne, jeśli firma chce w szerokim zakresie skorzystać z usługi w ING, jednak z wprowadzonych zmian wynikają także pewne ułatwienia dla płatnika. Następuje optymalizacja i automatyzacja procesu przekazywania danych o fakturach do faktora, co pozwala wyeliminować błędy w procesie przekazywania danych. Rozwiązanie pozwala na elastyczne określanie, którzy dostawcy przystępują do programu i w jakim okresie.

Cały proces odbywa się bez udziału dokumentów papierowych, wszelkie informacje wymieniane są w formie elektronicznej (przesyłanie faktur, wypłata środków, raporty dla odbiorcy oraz dostawców).