Firmy, które zastanawiają się nad wyborem rozwiązań SAP do zarządzania kapitałem ludzkim, stają przed trudną decyzją. W ostatnich latach oferta SAP w zakresie HR uległa znacznemu rozszerzeniu, m.in. o rozwiązania SuccessFactors, aplikacje mobilne czy komplementarne aplikacje firmy Nakisa. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że część produktów w portfolio SAP znakomicie się uzupełnia, a część jest podobna pod względem funkcjonalnym. Rozeznanie się w tej ofercie nie jest łatwe.

Na decyzję – jakie rozwiązanie do zarządzania kapitałem ludzkim wybrać z propozycji SAP – wpłynie wiele czynników, m.in. skala, konkretne wymagania, to, czy firma jest gotowa zaakceptować rozwiązania w chmurze, jaka jest jej strategia informatyzacji itd. Na pewno orientacja w ofercie i podstawowa wiedza o produktach HR rozwijanych przez SAP ułatwi podejmowanie racjonalnych decyzji. Spróbujmy zatem przebić się przez gąszcz komunikatów marketingowych i przyjrzeć się, co SAP ma dziś do zaproponowania w zakresie zarządzania kapitałem ludzkim.

Tradycyjny SAP HR

Większość klientów SAP korzysta z tradycyjnego, modułowego systemu HR, zawierającego najczęściej funkcjonalności zarządzania strukturą organizacyjną, administracji kadrami, zarządzania czasem pracy i rozliczania list płac. Wspomniane „twarde” funkcje HR są produktami dojrzałymi, które w zasadzie nie mają alternatywy w ofercie SAP. Ten zbiór podstawowych funkcjonalności jeszcze długo będzie filarem oferty SAP w zakresie HR.

Z kolei miękki HR ma w alternatywę w postaci dostępnych w chmurze rozwiązań SuccessFactors. Rozwiązanie SuccessFactors nie zawiera jednak narzędzi do zarządzania czasem pracy, zatem nawet jeśli klienci zdecydują się przesuwać swoje aplikacje do chmury, ta część systemu nadal pozostanie w ich infrastrukturze.

Podobnie płace – będą wykorzystywane w wersji on-premise jeszcze długo. Dostępne rozwiązanie chmurowe SAP Cloud Payroll jest niczym innym, jak przeniesieniem starego modułu do chmury i to na razie tylko w wybranych wersjach krajowych (wśród nich nie ma dziś jeszcze wersji polskiej). A zatem klienci będą rozwijać rozwiązania SAP HR w swojej infrastrukturze lub w modelu hybrydowym – część (twarde funkcje) u siebie, część (wybrane funkcje miękkie) w chmurze.

SuccessFactors

W lutym 2012 r. SAP AG sfinalizował akwizycję firmy SuccessFactors (SF), wiodącego dostawcy systemu do zarządzania talentami w chmurze. SuccessFactors oferuje rozwiązanie BizX (Business Execution), które wspiera przedsiębiorstwa w pozyskiwaniu talentów, motywowaniu pracowników i planowaniu kapitału ludzkiego. Kluczową częścią pakietu SuccessFactors BizX jest centralna baza pracownicza (Employee Central), zawierająca podstawowe informacje osobowe i organizacyjne o pracownikach, z których czerpią pozostałe aplikacje. To właśnie ta baza będzie zasilana danymi z systemu SAP HR, jeśli taki jest wykorzystywany w firmie.

Pakiet SF BizX

Jeśli firma rozlicza płace w SAP HR i zdecyduje się na subskrypcję wybranych funkcji BizX, rozpocznie pracę w środowisku heterogenicznym, w którym część danych podstawowych będzie replikowana z systemu on-premise do Employee Central.

Klienci mogą mieć wątpliwości, które rozwiązanie z oferty SAP (czy SuccessFactors czy tradycyjne moduły SAP) będzie najlepiej dopasowane do ich wymagań. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. SF oferuje bezkonkurencyjny pod względem estetyki i intuicyjności interfejs użytkownika, ale moduły SAP takie jak zarządzanie wynagrodzeniami czy e-rekrutacja mają znacznie większe możliwości konfiguracji. Ostateczna decyzja będzie zależała od dokładnego rozeznania potrzeb firmy w poszczególnych obszarach.

Klienci wybranych rozwiązań on-premise muszą jednak zaakceptować fakt, że SAP nie będzie już rozwijał ich tak intensywnie jak wcześniej – możemy się spodziewać co najwyżej niewielkich zmian i aktualizacji technicznych. Przykładowo firmy korzystające z tradycyjnego zarządzania wynagrodzeniami czy e-rekrutacji w SAP będą w przyszłości posiłkować się własnym IT lub partnerami SAP, chcąc rozwijać te moduły. Na dziś firma SAP deklaruje, że rozwiązania do zarządzania talentami w SAP ERP HCM będą uzupełniane „wybranymi innowacjami” jeszcze przynajmniej przez następną dekadę.

Priorytetem SuccessFactors jest teraz wykorzystanie technologii SAP HANA w narzędziach analitycznych SF. W chmurze SF swoje dane przechowują tysiące klientów, których wybrane informacje (oczywiście za ich zgodą) są podstawą dla cennych benchmarków (np. średnie staże pracy dla rożnych grup pracowników w podobnych firmach, współczynniki absencji, efektywność mediów rekrutacyjnych, wskaźnik rotacji kluczowych pracowników i wiele innych). SAP HANA przyspiesza radykalnie proces przetwarzania tych olbrzymich wolumenów danych. Dostępność takiej analityki, pozwalającej umiejscowić naszą firmę na tle innych z branży w różnych perspektywach HR, jest mocnym argumentem za wyborem rozwiązań SF.

Co z Nakisą?

Jeśli mówimy o funkcjach miękkich w SAP, trzeba wspomnieć o mniej znanych w Polsce SAP Visualization Solutions by Nakisa. Rozwiązania te są rozwijane wspólnie przez firmy Nakisa i SAP, co daje im dość uprzywilejowaną pozycję wśród produktów innych dostawców. SAP Visualization Solutions to dwa rozszerzenia standardu SAP: SAP Organizational Visualization by Nakisa (SOVN) i SAP Talent Visualization by Nakisa (STVN). SOVN w ogólności wspiera planowanie i zarządzanie strukturą organizacyjną, STVN – zarządzanie kompetencjami, wyszukiwanie talentów i planowanie karier. Wszystko to jest podane w atrakcyjnej oprawie graficznej.

Przejęcie SuccessFactors przez SAP postawiło pod znakiem zapytania dalszy intensywny rozwój sprzedaży rozwiązań Nakisy. Firma znalazła się w zupełnie innych realiach rynkowych i musi dodatkowo konkurować z alternatywnymi produktami promowanymi przez SAP. Zastanawiając się nad przyszłością rozwiązań Nakisy warto wziąć pod uwagę to, że:

  • SuccessFactors nie oferuje zamienników dla wszystkich funkcjonalności Nakisy – przede wszystkim dla modelowania struktury organizacyjnej;
  • dopóki klienci będą decydowali się na rozwiązania on-premise, oprogramowanie Nakisy będzie dalej rozwijane.

Jeśli z jakichś przyczyn klient nie chce korzystać z rozwiązań w chmurze, cały czas ma do wyboru tradycyjne moduły miękkie SAP HR lub oprogramowanie oferowane przez Nakisę.

Strategia UX – doświadczenie użytkownika

Od niedawna SAP AG ma w ofercie trzy nowe produkty, które doskonale wpisują się w tzw. strategię UX (user experience – doświadczenie użytkownika), wywodzącą się z prostej konstatacji, że aplikacje SAP powinny dostarczać użytkownikom pozytywnych doświadczeń. Aplikacja HR musi zatem być atrakcyjna dla użytkownika, ergonomiczna i przyjemna w obsłudze. To dobra wiadomość, bo o ile rozwiązania SAP HR zawierają wiele zaawansowanych funkcji, stopień „przyjazności” dla użytkownika pozostawiał dużo do życzenia. Te trzy nowe rozwiązania SAP to: HR Renewal, SAP Fiori i SAP Screen Personas.

Nowa twarz SAP HR – HR Renewal

Jeśli by porównać interfejs użytkownika oferowany przez SuccessFactors z tradycyjnymi formatkami SAP HR, ten pierwszy wygrywa bezdyskusyjnie. SAP nie rezygnuje jednak z rozwoju w kierunku większej ergonomii i łatwości obsługi, czego wyrazem jest uruchomiony jakiś czas temu „program odnowy” tradycyjnego HR – „HR Renewal”.

Czym jest HR Renewal? To przede wszystkim oparty na rolach nowy interfejs użytkownika HR dla kluczowych funkcji dostępnych z poziomu transakcji administracji kadrami i zarządzania strukturą organizacyjną (m.in. zmiana danych podstawowych pracownika, tworzenie obiektów struktury organizacyjnej, zdarzenia kadrowe, zmiany grupowe).

Przykłady nowego interfejsu SAP HR (SAP Renewal)

Przykłady nowego interfejsu SAP HR (SAP Renewal)

Nowy interfejs, oprócz lepszej ergonomii i walorów estetycznych, umożliwia szybszą nawigację i sprawną realizację funkcji zdarzeń kadrowych (m.in. poprzez połączenie edycji danych PA i OM w jednym kroku). HR Renewal jest dowodem na to, że SAP nadal stawia na rozwój swoich rozwiązań on-premise.

SAP Fiori – nowe doświadczenie użytkownika

SAP Fiori zrodziło się z prostego pomysłu: dać użytkownikowi dostęp do wybranych funkcji poprzez ten sam atrakcyjny wizualnie i prosty interfejs, niezależnie od urządzenia (komputer, tablet, smartfon) i tym samym zmobilizować go do realizacji zadań w ramach workflow (jeśli mogę wykonać daną funkcję z dowolnego miejsca i urządzenia, co mnie powstrzymuje?). Wykorzystane technologie – HTML5 i SAP NetWeaver Gateway – dodatkowo upraszczają administrację rozwiązaniem.

Wśród 25 aplikacji opartych na rolach SAP Fiori oferuje m.in. planowanie i zatwierdzanie urlopów, delegacji czy arkuszy czasu pracy. Według SAP te 25 aplikacji SAP Fiori odpowiada 30% najczęściej używanych transakcji i może być przydatne 80% użytkowników w dużych organizacjach. Te liczby pokazują, że docelowa grupa odbiorców rozwiązania jest bardzo szeroka i obejmuje praktycznie większość klientów SAP.

Przyglądając się ekranom SAP Fiori można odnieść wrażenie, że inspiracją dla autorów aplikacji były sklepy internetowe i serwisy społecznościowe. Jeśli robię zakupy przez Internet w danym sklepie po raz pierwszy, nie potrzebuję szkolenia, by sobie z tym poradzić. Taka jest też idea SAP Fiori – estetyka, intuicyjność, prostota i dostępność.

SAP Fiori – jeden interfejs na różnych urządzeniach

SAP Screen Personas – personalizacja bez programowania

SAP Renewal czy SAP Fiori oferują ściśle zdefiniowany pakiet funkcji. Co z innymi tradycyjnymi transakcjami SAP lub rozwiązaniami klienckimi, których interfejs już trąci myszką? Odpowiedzią jest SAP Screen Personas – proste narzędzie do personalizacji ekranów użytkownika. Oto kilka sytuacji, w których warto zastosować Screen Personas:

  • korzystamy z transakcji z ekranem mającym 40 pól, z których wypełnić powinniśmy tylko 5 (reszta powinna być uzupełniona wartościami domyślnymi) – za pomocą SAP Screen Personas możemy szybko zbudować nowy estetyczny ekran, bez zbędnych pól;
  • korzystamy z transakcji z wieloma zakładkami na ekranie, jej przejście wymaga dużej liczby kliknięć po to, by na końcu wypełnić tylko kilka pól w ostatniej zakładce – znów SAP Screen Personas pozwoli nam zbudować łatwy w obsłudze i przyjemny dla oka ekran.

Decydując się na zakup Screen Personas należy pamiętać o tym, że rozwiązanie to służy do personalizacji ekranów w ramach jednej transakcji. Jeśli potrzebny jest ekran zbudowany z kilku transakcji, trzeba skorzystać z innych technologii (np. portalowych). Personalizacji można poddać tylko ekrany Dynpro, znane z tradycyjnego SAP GUI (zatem zapomnijmy o transakcjach przygotowanych w Web Dynpro). Dla wielu klientów te ograniczenie są bez znaczenia, a korzyści oczywiste: ładniejsze i prostsze w obsłudze ekrany, zdecydowanie szybsza praca z transakcją (mniej ekranów, zakładek, pól i kliknięć), no i przede wszystkim – brak potrzeby programowania.

Co dalej?

SuccessFactors powoli wkracza do organizacji, które korzystają już z SAP HR, ale tradycyjne moduły twarde nie zostaną wyparte przez rozwiązania chmurowe. Wygląda więc na to, że popularnym podejściem będzie model hybrydowy – twardy HR w SAP ERP, miękkie funkcje w SuccessFactors. Zapewne wiele firm zdecyduje się dodatkowo poddać twarde funkcje SAP HR „liftingowi”, stosując SAP Screen Personas, HR Renewal lub SAP Fiori. Warto podkreślić, że niektórzy analitycy wskazują pewną barierę w sprzedaży SuccessFactors. Te organizacje, które traktują zarządzanie talentami jako element przewagi konkurencyjnej, mogą nie chcieć rezygnować ze swoich szytych na miarę rozwiązań na rzecz ustandaryzowanych narzędzi (jeśli wszyscy gracze zarządzają talentami w chmurze w podobny sposób, przestaje to być przewagą konkurencyjną). Jedno jest pewne – portfolio rozwiązań SAP do zarządzania kapitałem ludzkim będzie coraz bardziej różnorodne. By nie zagubić się w gąszczu propozycji i rozsądnie planować optymalny rozwój obszaru HR, warto kierować się kilkoma prostymi wskazówkami:

  • jeśli poszukiwane są systemy do obsługi płac i czasu pracy, to na dziś rekomendujemy tylko rozwiązanie SAP ERP HR – w tej chwili są to narzędzia bezkonkurencyjne;
  • jeśli zarządzanie talentami w firmie jest specyficzne i podlega ewolucyjnym zmianom – również warto rozważyć konfigurowalne narzędzia SAP on-premise;
  • jeśli szukamy gotowych narzędzi przygotowanych według najlepszych praktyk i jesteśmy gotowi na korzystanie z modelu utrzymania w chmurze – warto rozważyć SuccessFactors;
  • jeśli problemem jest nieergonomiczny interfejs starego rozwiązania SAP – warto przyjrzeć się rozwiązaniom SAP Screen Personas, HR Renewal, czy SAP Fiori;
  • jeśli chcemy mieć ten sam atrakcyjny interfejs użytkownika na urządzeniach mobilnych i komputerach – sprawdźmy, czy SAP Fiori ma dla nas odpowiednie rozwiązanie.