Przed podpisaniem kontraktu SAP Enterprise Support (popularnie zwanego maintenance SAP), zapewniającego wsparcie producenta systemu i dostęp do najnowszych wersji rozwiązań SAP, należy rozważyć wiele aspektów wiążących się z zawarciem umowy z zewnętrznym partnerem. Najważniejsze z nich to oczywiście kwestie finansowe, gwarancja bezpieczeństwa danych, zapewnienia stabilnej pracy systemów, a także kompetencje pracowników zewnętrznej firmy czy wreszcie zyskanie nowej jakości pracy z systemem.
Współpraca z Centrum Outsourcingowym BCC, dedykowanym partnerem SAP w zakresie usług maintenance SAP, daje gwarancję najwyższej jakości w realizacji usług wsparcia SAP. Organizacja serwisowa BCC (aktualnie All for One Poland) od 2011 roku posiada certyfikat „SAP Partner Center of Expertise”, który jest cyklicznie odnawiany, po wnikliwym audycie specjalistów z SAP AG.
Poznaj SAP Enterprise Support
SAP Enterprise Support to obsługa zgłoszeń dotyczących problemów ze standardem narzędzi SAP. Zakres usług objętych serwisem producenta SAP jest bardzo szeroki.
Po pierwsze klient ma zapewniony stały dostęp do procesów innowacyjnych i optymalizacyjnych. Tu warto wymienić narzędzia i procedury dotyczące upgrade’ów (pakiety EHP), pakiety korekcyjne (noty) dostosowujące funkcjonalności do zmieniających się wymagań prawnych (szczególnie w finansach i HR) oraz zmniejszające nakłady na wdrożenie pojedynczych poprawek, pakiety instalacyjne.
Po drugie firma posiada stały dostęp do SAP Service Marketplace – bazy wiedzy SAP, która jest bogatym źródłem not dokumentujących pytania i zgłoszenia klientów, wraz z zalecanymi rozwiązaniami. Struktura SAP Global Support zawiera narzędzie do instalowania korekt i optymalizacji komponentów SAP.
Wreszcie po trzecie kontrakt maintenance gwarantuje pomoc techniczną dla procesów o kluczowym znaczeniu dla działalności przedsiębiorstwa. Klient ma zapewniony dostęp do proaktywnych sesji Technical Quality Checks (TQC), dzięki którym można polepszyć działanie systemu, m.in. poprzez redukcję bazy danych nawet o około 20–40% czy zwiększenie wydajności systemu dzięki wyeliminowaniu długich czasów odpowiedzi dla bazy danych.
To najważniejsze cechy usługi SAP Enterprise Suport. Drugim filarem zadowolenia z maintenance SAP są warunki świadczenia usług u zewnętrznego partnera, w tym m.in. zasady eskalacji i obsługi zgłoszeń.
Maintenance – czy warto za to płacić?
Roczna opłata licencyjna dla producenta to znaczna pozycja w budżetach firm korzystających z systemów SAP. Naturalnie jest więc pytanie, czy rzeczywiście ponoszenie tych kosztów jest konieczne. Doświadczenia firm, które na pewnym etapie zrezygnowały z usług maintenance (np. z przyczyn ekonomicznych), wskazuje, że trudno jest prowadzić efektywny biznes bez wsparcia aktualnego, zgodnego z najnowszym stanem prawnym systemu ERP. Brak możliwości wgrania poprawek i uaktualnień, konieczność kupowania usług dedykowanych, które będą korygowały system w wybranych obszarach, brak możliwości wykonania upgrade’u… Oszczędności zwykle okazują się pozorne, a możliwość efektywnego realizowania procesów biznesowych – ograniczona.
Mając w perspektywie rozwój firmy, należy przewidywać, że obecne narzędzia pracy będą wymagały modernizacji a w przypadku systemu SAP jest to możliwe jedynie z aktualną umową SAP Enterprise Support.
BCC – partner w serwisie SAP
BCC (aktualnie All for One Poland) świadczy usługę SAP maintenance w ramach Centrum Outsourcingowego BCC. Organizacja centrum spełnia najwyższe światowe standardy w zakresie usług IT oraz wymagania SAP stawiane certyfikowanym organizacjom serwisowym SAP.
Centrum Outsourcingowe BCC to zespół doświadczonych specjalistów posiadających fachową wiedzę z wszystkich obszarów SAP – od Basis, po rozwiązania biznesowe, a także konsultantów ekspertów od technologii IT (bazy danych, sieci, platformy sprzętowe, systemy operacyjne itp.).
Zgłoszenie od klienta trafia do Zespołu Service Desk, który jest odpowiedzialny za przyjęcie, potwierdzenie i przekazane zgłoszenia do realizacji. Taki pojedynczy punkt kontaktu (Single Point of Contact, SPoC), niezależnie od przedmiotu zgłoszenia to rekomendowany światowy standard organizacji usług IT.
Następnie zadania trafiają do konsultantów z odpowiednich zespołów tematycznych. Mocną stroną BCC jest możliwość zaangażowania do realizacji zleceń serwisowych wielu osób z organizacji, z różnym doświadczeniem i kompetencjami. Do dyspozycji klientów jest blisko 200 konsultantów SAP. Dzięki temu gwarantujemy szybką pomoc, a poziom realizacji zgłoszeń spełnia oczekiwania klienta. Obsługa klientów odbywa się w języku polskim lub angielskim (zależnie od preferencji pracowników klienta). Wewnętrzne procedury obsługi zgłoszeń, wydzielenie w ramach zespołu komórki ds. maintenance, która odpowiada za wewnętrzne dokumentowanie zgłoszeń, gromadzenie know-how i budowanie wewnętrznej bazy wiedzy – to m.in. sposób organizacji usług maintenance w BCC.
Wysokie kompetencje konsultantów oraz nasze standardy pracy przekładają się na mierzalne wyniki. Spośród kilkunastu tysięcy zgłoszeń rocznie w ramach kontraktów maintenance dla blisko 50 klientów ponad 99% zostało obsłużonych przez konsultantów BCC. Tylko mniej niż 1% problemów wymagał skierowania do SAP Global Support.
W takich wypadkach – jeśli zgłoszenie maintenance wymaga eskalacji do producenta systemu, Zespół Service Desk nadzoruje obsługę zgłoszeń między konsultantami i SAP oraz dostarczenie rozwiązania klientowi.
Podobnie jak w wypadku innych usług świadczonych przez Centrum Outsourcingowe BCC, także podstawą kontraktu maintenance jest obsługa klienta na podstawie stałej umowy i zapisów SLA (m.in. dotyczących czasu reakcji).
BCC (aktualnie All for One Poland) zapewnia bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych, pracując według wysokich standardów wynikających między innymi z Systemu Zarządzania Usługami IT zgodnego z normą ISO 20000 i ITIL oraz z Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, zgodnego z normą ISO 27001. Standard ISO 27001 to zestaw restrykcyjnych wymagań w zakresie ochrony, tworzenia, przechowywania i przetwarzania informacji w firmie. Realizacja zaleceń ITIL oraz przestrzeganie norm ISO 20000 i ISO 27001 minimalizuje ryzyko niesprawności lub niedostępności systemów i usług informatycznych.
Kolejną gwarancją najwyższego poziomu usług jest wspomniany już certyfikat SAP Partner Center of Expertise, którego uzyskanie jest obligatoryjne dla organizacji chcących świadczyć usługi maintenance SAP.
Okno transferowe do końca września
Banałem jest stwierdzenie, że firmy zawsze szukają oszczędności. Jeśli kilka firm zewnętrznych oferuje tę samą usługę po różnych cenach – oczywistą reakcją strażników firmowych budżetów jest dążenie do wyboru najtańszej oferty. Z pozoru tak właśnie jest z maintenance SAP. Jednak warto przyjrzeć się bliżej takim ofertom i porównać zaszyty w nich standard obsługi klienta, gwarantowane warunki, kompetencje itp.
Firmy, które zdecydują się na zmianę dostawcy usług SAP Enterprise Support lub chcą rozpocząć korzystanie ze wsparcia serwisowego producenta, powinny pamiętać, że takie umowy są zawierane z początkiem roku kalendarzowego. Dodatkowo zmiana partnera wymaga zachowania 90-dniowego okresu wypowiedzenia, a więc najpóźniej można to zrobić do końca września. Kwartał to wystarczający czas na szczegółowe opracowanie kontraktu, tak by od 1 stycznia móc korzystać ze wsparcia producenta systemu realizowanego przez profesjonalnego i doświadczonego partnera – Centrum Outsourcingowe BCC.