Oprócz zakończenia okresu wsparcia dla wykorzystywanej dotychczas platformy pocztowej, powodem migracji może być także chęć wykorzystania komponentów dostępnych tylko w najnowszej wersji produktu, polityka bezpieczeństwa firmy lub potrzeba wydzielenia środowiska z istniejącej już infrastruktury, na przykład w przypadku sprzedaży spółki-córki.

Klient, decydując się na migrację swojego środowiska Exchange, otrzymuje nie tylko możliwość aktualizacji serwerów pocztowych oraz skorzystania z jego nowych funkcjonalności. Należy pamiętać także o tym, że to idealny moment na wdrożenie całkowicie nowych rozwiązań, zmiany konfiguracyjne, testy lub nawet opracowanie zupełnie innego podejścia do swojego środowiska pocztowego.

Warto wspomnieć, iż podczas migracji producent praktycznie wyeliminował przestoje serwerów Exchange. Oznacza to, że ruch poczty wstrzymany jest tylko na czas migracji skrzynki konkretnego użytkownika. Należy jednak zaznaczyć, że użytkownik końcowy ma cały czas dostęp do swojej skrzynki, a e-maile przychodzące i wychodzące będą czekać na zakończenie procesu migracji (jego skrzynki). Po pomyślnym zakończeniu procesu konto użytkownika automatycznie przełączane jest na nową platformę. Wyjątkiem jest tutaj niedostępność folderów publicznych podczas migracji do Exchange 2013, co wynika ze zmiany architektury.

Migracja krok po kroku

Przygotowania do migracji warto rozpocząć od ponownego przemyślenia całej infrastruktury pocztowej. To właśnie na tym etapie, opierając się na dotychczasowym doświadczeniu oraz firmowych planach na przyszłość, mogą zrodzić się pomysły skorzystania z rozwiązań takich jak Microsoft Exchange Edge, DAG, a także integracja z serwerem Lync lub SharePoint. Dzięki zastosowaniu tych narzędzi łatwiej będzie stworzyć infrastrukturę, która będzie skalowalna, a co za tym idzie, bezpieczniejsza oraz „gotowa” na dalszy rozwój firmy.

Dodatkowym bardzo ważnym elementem jest decyzja o wirtualizacji środowiska. Powyższe rozwiązania pozwolą poprawić produktywność, np. dzięki instalacji serwera komunikacji (Lync czy SharePoint) lub bezpieczeństwo zarówno ruchu e-maili (Edge), jak i baz danych serwerów pocztowych (DAG). Etap konfiguracji platformy sprzętowej kończy się instalacją i konfiguracją systemów operacyjnych. Na nowych serwerach instalowane są także usługi monitorujące, wspomagające procesy kopii zapasowych czy też zarządzania.

Drugim krokiem we wdrożeniu infrastruktury Exchange jest jej instalacja oraz konfiguracja. Na tym etapie serwery pocztowe otrzymują swoje nazwy, konfigurowane są serwery DNS oraz zapory ogniowe, jak również usługi odpowiedzialne za ruch e-maili. Tworzone są bazy danych, do których zmigrowane zostaną skrzynki użytkowników oraz foldery publiczne. Dodatkowo następuje zmiana położenia logów Exchange, co ma duży wpływ na wydajność serwerów. Konfigurowany jest też sposób, w jaki użytkownicy poczty będą się komunikowali ze swoimi skrzynkami (MAPI, IMAP, POP3, Active Sync, OWA).

Bardzo ważnym elementem migracji są certyfikaty. Jeśli okażą się błędne, wpłynie to negatywnie na ruch e-maili w całym środowisku pocztowym. Z pomocą przychodzi tutaj najnowsza wersja Microsoft Exchange 2013, w którym możliwa jest implementacja certyfikatów typu Wildcard.

Od tej chwili możliwa jest komunikacja mailowa pomiędzy serwerami Exchange (włączając w to ruch pomiędzy starą a nową infrastrukturą oraz Internetem).

Kolejny krok to testy nowego środowiska. Na tym etapie prac niezbędne jest obciążenie nowo powstałej infrastruktury pocztowej w celu weryfikacji, czy jest przygotowana na przyjęcie założonej ilości e-maili. Testowane są także systemy antyspamowe oraz antywirusowe. Niezbędna jest także weryfikacja zapory ogniowej pod kątem otwarcia tylko wymaganych portów. Ostatnim elementem jest wykonanie planu ciągłości działania (PCD). Dzięki temu weryfikowane są możliwości odzyskania zarówno serwera, serwerów, jak i baz danych, a w niektórych przypadkach (zależnie od zastosowanego systemu kopii zapasowych) nawet skrzynek użytkowników z wykonanych wcześniej back-upów. Na bazie tych testów wykonywane są procedury mające na celu usprawnienie całego procesu odtworzenia.

Najważniejszy etap to migracja skrzynek i folderów publicznych, połączona ze zmianą adresacji na serwerach DNS. Długość trwania tego procesu zależna jest od wielu czynników, takich jak wielkość skrzynek czy przepustowość łącz i zapór ogniowych.

Wreszcie – na zakończenie – następuje deinstalacja starego środowiska pocztowego, wraz z uporządkowaniem pozostałej infrastruktury, np. usunięcie starych wpisów w rekordach DNS czy reguł zapory ogniowej. Dodatkowo ważne jest wydzielenie dostępu z odpowiednimi uprawnieniami dla zespołu administratorów IT, który będzie zarządzał infrastrukturą pocztową.

Poczta bezpieczna i bez spamu

Adres e-mail jest dziś dla firm równie ważny, jak tradycyjnej poczty. Jest kluczowy zarówno podczas komunikacji z klientami, jak i pracownikami. Z biegiem czasu serwery pocztowe poszerzyły swoje możliwości poprzez obsługę takich dodatków jak kalendarze, zadania czy notatki.

Wraz z nowymi funkcjonalnościami takimi jak: uproszczona administracja (zarządzanie przez WWW), możliwość pisania własnych aplikacji (tzw. Apps), integracja z SharePoint, technologia DLP czy Edge, dostępnymi w najnowszej wersji produktu z rodziny serwerów Exchange, po migracji klient otrzymuje przede wszystkim bezpieczniejsze środowisko pocztowe. Wyżej wymienione elementy nowego Microsoft Exchange 2013 SP1 oraz bezpieczeństwo to dwa podstawowe powody, dla których warto aktualizować systemy pocztowe. Ważne jest też to, że proces ten praktycznie nie zakłóca pracy użytkownika końcowego.

Edge– technologia mająca na celu blokowanie niechcianych maili; odpowiednik zapory ogniowej w środowisku sieciowym
DAG– Database Availability Group – technologia wysokiej dostępności oraz odzysku baz danych
Lync – serwer komunikacji
SharePoint– platforma aplikacji webowych
Data Loss Prewention (DLP) – możliwość monitorowania poczty oraz  informowania użytkowników końcowych o ewentualnym wycieku ważnych danych jeszcze przed wysłaniem maila