Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa do systemu transakcyjnego integrowane są kolejne procesy biznesowe, często rośnie liczba przeprowadzanych transakcji i co się z tym wiąże, liczba danych, które są podstawą do raportowania. Jednak wraz rozwojem pejzażu systemów komfort pracy obniża się z powodu długich czasów oczekiwania na poszczególne zestawienia.

Pojawiają się pytania – jak efektywnie oddzielić system raportowy od transakcyjnego oraz czy jedynym rozwiązaniem problemów jest hurtownia danych? Platformą Business Intelligence rekomendowaną dla firm, które nie chcą inwestować w hurtownię danych, są narzędzia SAP Crystal Reports – oferujące interaktywne raporty, wizualizację zestawień i przyjazny interfejs. Kluczowe informacje są dostępne zawsze wtedy, kiedy są potrzebne.

Hurtownia danych a SAP Crystal Server

Dostosowanie narzędzi raportujących do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa nie jest łatwym zadaniem. Wymagania stawiane przez zainteresowane strony – użytkowników końcowych, kadrę menedżerską, właścicieli – często się wykluczają.

Hurtownia danych pełni rolę magazynu podręcznego danych do raportowania. Jest to rozwiązanie dla największych podmiotów. Najczęściej dane zaczytywane są z wielu źródeł (systemy ERP, CRM, oddzielne systemy magazynowe, wymiana danych z kontrahentami) w nocy i podlegają uporządkowaniu w taki sposób, by w ciągu dnia możliwie szybko można było uzyskać odpowiednie informacje w systemie raportującym.

Z punktu widzenia architektury korzystanie z hurtowni danych wiąże się z kosztowną koniecznością utrzymania osobnego środowiska do raportowania – serwera, który przeprowadza wszystkie powyższe czynności. Podobnie jak w przypadku systemów ERP, zaleca się utworzenie minimum jednego bliźniaczego środowiska, na którym przeprowadzane będą prace rozwojowe i testowe, związane z wdrażaniem nowych potrzeb raportowych. Oznacza to w praktyce konieczność wygospodarowania dodatkowych zasobów sprzętowych, utrzymywania minimum dwóch systemów oraz obsługę transportów między nimi. Między innymi z tych powodów jest to rozwiązanie dla największych podmiotów, gdzie wysokie nakłady na system raportowy są uzasadnione bardzo dużym wolumenem przetwarzanych danych.

W przypadku SAP Crystal Server instalacja ogranicza się do jednego serwera, tak zwanego serwera aplikacji, czyli miejsca, w którym przechowywane są ustawienia konfiguracyjne oraz szablony raportów. W odróżnieniu od hurtowni danych, SAP Crystal Server nie przechowuje danych sensu stricto. Wywołanie raportu powoduje, że jest on generowany „w locie” – system sięga po dane bezpośrednio do źródeł. W jaki sposób możliwe jest zatem uzyskanie krótszych czasów generowania się raportów?

Z pomocą przychodzi funkcjonalność harmonogramowania – raporty, których czasy wykonania są długie, mogą zostać ustawione przez uprawnionych użytkowników końcowych (samodzielnie, bez asysty specjalistów IT) jako wykonywane cyklicznie. Spowoduje to, że o zadanym czasie (np. co godzinę lub w nocy, ze względu na najmniejsze obciążenie infrastruktury sprzętowo-sieciowej) wybrany raport będzie generowany (co w praktyce oznacza pobranie danych ze źródeł, przetworzenie ich i sformatowanie) oraz dystrybuowany.

W ramach Crystal Reports Server istnieje wiele możliwości zapisu raportów cyklicznych:

  • zapis w SAP Crystal Server stanowi swoiste archiwum. W przypadku gdy w raporcie nie przewidziano możliwości wykonania dla daty z przeszłości, zyskujemy opcję „stopklatki” – zapisany stan z dnia wywołania;
  • wysyłka e-mailem – członkowie zdefiniowanej listy odbiorców po wygenerowaniu raportu otrzymają go np. w formie pliku Excel lub PDF. Jest to idealne rozwiązanie do przekazywania informacji handlowcom np. o wypracowanym dotychczas wyniku, stanach magazynowych, niezakończonych zleceniach sprzedaży. Kadra zarządzająca może wykorzystać tę funkcjonalność, by otrzymać co rano raport dotyczący stanu środków pieniężnych czy opóźnionych dostaw;
  • eksport do lokalizacji sieciowej – zapis w folderze na dysku sieciowym. Bardzo przyjazne rozwiązanie dla użytkownika końcowego – otwarcie dokumentu następuje podobnie jak na komputerze lokalnym, po wybraniu żądanego pliku w folderze;
  • eksport do FTP – umożliwia wysłanie pliku np. na serwer partnera biznesowego lub spółki-matki.

SAP Crystal Reports 2011 cechy i korzyści

  • Elastyczne projektowanie raportów – duże możliwości formatowania raportów, intuicyjny interfejs użytkownika
  • Szeroki wybór źródeł danych – możliwość podłączenia się pod źródła danych rozsianych po całej organizacji, połączenia obejmują m.in.: SAP ERP, SAP BW, ODBC, OLE DB, OLAP, usługi webowe, XML
  • Kompatybilność z Excelem – dzięki integracji z formatem XLSX, eksportowi może podlegać bardzo duża liczba danych, nie ma konieczności podziału danych na osobne arkusze
  • Perfekcyjna grafika – wiele możliwości formatowania, powtarzalny układ graficzny poszczególnych raportów ułatwiający interpretację danych
  • Drążenie danych – łatwość analizy przyczynowej (ang. root cause analysis) w ramach jednego raportu

Jedno miejsce, wiele zalet

Z punktu widzenia użytkownika końcowego oraz administratora dostęp do Crystal Reports odbywa się za pomocą przeglądarki internetowej. Nie ma konieczności instalowania dodatkowych programów na stacjach końcowych pracowników – znacznie ułatwia to utrzymanie systemu oraz ułatwia adaptację użytkowników do nowego narzędzia. Po wpisaniu odpowiedniego adresu w polu przeglądarki internetowej otrzymujemy dostęp do listy zdefiniowanych raportów. Istnieje możliwość ich wygenerowania na życzenie, przejrzenia ich historii, dystrybucji oraz wydrukowania.

Dostęp do raportów możliwy jest przez przeglądarkę internetową

Przegląd historii wykonania raportu

SAP Crystal Server może także służyć do przechowywania innych plików wykorzystywanych do raportowania, np. w formacie MS Excel, TXT lub CSV. Pomaga to kontrolować aktualność wersji, zwiększa dostępność oraz wygodę użytkowania. Pliki nie krążą w różnych wersjach, zapisywanych na pendrive’ach i dyskach użytkowników bez żadnego nadzoru.

SAP Crystal Server cechy i korzyści

  • BI dla każdego – rozwiązanie klasy Business Intelligence, z atrakcyjnym stosunkiem możliwości do ceny
  • Mobilność – możliwość odczytu raportów na urządzeniach mobilnych
  • Szybki start – uproszczona architektura zapewnia szybszą, łatwiejszą i tańszą implementację
  • Mnogość sposobów dystrybucji – dostarczanie raportów do preferowanej przez użytkownika lokalizacji w wybranym formacie, również na zewnątrz organizacji
  • Bezpieczeństwo – możliwość integracji z istniejącą strukturą zabezpieczeń
  •  Administracja – niskie koszty administracji, możliwości audytu wydajności

Tworzenie i formatowanie raportów

Crystal Reports stwarza także wiele możliwości tworzenia zaawansowanych raportów przez bardziej doświadczonych użytkowników. Poza wieloma źródłami danych, które mogą zostać wykorzystane do tworzenia zestawień, w tym także niesygnowanymi przez SAP (np. baz danych MS SQL, Oracle i innych), istnieje możliwość bezpośredniego połączenia się z tabelami systemu SAP ERP. Takie połączenie jest realizowane za pośrednictwem serwera aplikacyjnego, co umożliwia poprawny odczyt danych, które na poziomie bazy nie byłyby możliwe do odczytu (np. tabele klastrowe). Crystal Reports ma tu przewagę nad rozwiązaniami firm trzecich, które nie umożliwiają takiego połączenia.

Po skonfigurowaniu połączenia (czynność jednokrotna) użytkownik otrzymuje dostęp do tabel istniejących w SAP. Po wybraniu tabel, z których będą pobierane dane, system zasugeruje połączenie między nimi, bazując na nazwach poszczególnych pól lub kluczach w bazie danych. Dzięki temu podczas tworzenia nowego raportu nie jest wymagana wiedza ekspercka. Dla ułatwienia tabele oraz nazwy poszczególnych pól zostają wyświetlone z opisem w języku użytkownika. Tworzenie raportu polega na umieszczaniu żądanych pól (widocznych po prawej stronie ekranu, w eksploratorze pól bazy danych) w odpowiedniej części raportu (np. nagłówek całego raportu, nagłówek każdej ze stron raportu, szczegóły – część zawierająca właściwe informacje). Nie ma konieczności pisania kodu raportu. Opcja ta jest jednak dostępna do tworzenia bardziej złożonych raportów oraz dla użytkowników preferujących taki tryb definiowania szablonu raportu.

Okno wyboru tabel do raportu, widoczne pozostałe opcje połączeń

Kreator połączenia między wybranymi tabelami

Widok edytora raportów – obszar roboczy oraz zbiór informacji, które mogą być umieszczone na raporcie z użyciem techniki przeciągnij i upuść

W zakresie formatowania raportu dostępny jest cały wachlarz standardowych narzędzi, np. formatowanie warunkowe, sortowanie oraz filtrowanie, których obsługa nie powinna przysporzyć użytkownikom problemu, bowiem ich sposób konfiguracji jest analogiczny do narzędzi znanych z pakietu MS Office. Dodatkowo możliwe jest grupowanie oraz drążenie danych, a także tworzenie szczegółowych podraportów.

Implementacja

Implementacja Crystal Reports przebiega bardzo szybko. Na pełne rozwiązanie składają się dwa produkty. SAP Crystal Server to scentralizowane środowisko odpowiedzialne za konfigurację, dostęp i dystrybucję raportów. Środowisko to jest dostępne dla użytkownika poprzez przeglądarkę WWW. SAP Crystal Reports 2011 z kolei to program instalowany na stacji roboczej pracownika, umożliwiający tworzenie i formatowanie nowych raportów.

System wspiera zarządzanie użytkownikami w oparciu o grupy utworzone w ramach grup domenowych (Active Directory) lub w ramach SAP ERP. Istnieje możliwość konfiguracji pojedynczego logowania (ang. Single Sign-on), dzięki któremu użytkownik nie jest zobowiązany do wprowadzania hasła do systemu raportowego podczas jego otwierania. Zastosowana technologia samodzielnie rozpoznaje użytkownika na podstawie danych logowania do stacji roboczej i przypisuje mu odpowiednie uprawnienia.

Strategia rozwoju Business Intelligence

Omawiane rozwiązanie stanowi pierwszy z możliwych etapów budowania strategii raportowania w firmie. W ramach wdrożenia praktykuje się przygotowanie środowiska wraz z dostarczeniem przez podmiot wdrażający kilku, kilkunastu raportów o parametrach zdefiniowanych przez użytkowników w fazie koncepcji.

Wygląd przykładowego raportu w trybie odczytu

Takie podejście pozwala na oswojenie się użytkowników końcowych z narzędziem, poznanie jego możliwości w praktyce oraz doprecyzowanie dalszych potrzeb raportowych w kontekście zdobytych doświadczeń. Dalsze wymagania raportowe mogą być kierowane dalej do firmy wdrażającej lub realizowane bezpośrednio przez przeszkolonych pracowników przedsiębiorstwa.

Crystal Reports z BCC

BCC (aktualnie All for One Poland) jako partner SAP BusinessObjects oraz partner ekspert w zakresie rozwiązań SAP Business Intelligence oferuje pełen zakres usług potrzebnych do uruchomienia i rozwoju środowiska raportowego Crystal Reports:

  • dostawę licencji,
  • szkolenia użytkowników,
  • wdrożenie pilotowego zestawu raportów,
  • wsparcie w rozwoju środowiska raportowego.