Choć słychać narzekania na pakiet biurowy firmy Microsoft, to jego niesłabnąca popularność, pomimo darmowych rozwiązań konkurencji, świadczy o tym, że jest to najlepsze rozwiązanie dostępne na rynku. Użytkownicy chwalą dopracowany interfejs (tzw. wstążki menu), dobry silnik wewnętrzny pozwalający przetwarzać ogromne dokumenty tekstowe (Word) i tabelaryczne (Excel), rozbudowany język formuł i makr, a także mnogość dodatków oferowanych przez firmy trzecie.
Firmy SAP i Microsoft od lat współpracują w zakresie integracji swoich produktów. Owocem tej pracy jest łatwy eksport raportów do formatu MS Excel, planowanie SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) zintegrowane z narzędziami firmy Microsoft i kilka interfejsów programistycznych ułatwiających integrację informatykom.
Niestety, zwykły użytkownik systemu, który zebrał dane w skoroszycie MS Excel, zazwyczaj nie może ich wprowadzić do systemu SAP inaczej niż ręcznie. Wyciąganie danych z SAP ERP do Excela jest łatwiejsze. Można je wykonać, stosując narzędzia Business Intelligence od SAP. Jednak te narzędzia przejmują zazwyczaj dane zgromadzone w hurtowni danych, a nie bezpośrednio z samego systemu transakcyjnego. Ze względu na okresowość synchronizacji informacji brakuje w tym rozwiązaniu najświeższych, ostatnio wprowadzonych danych.
Wychodząc naprzeciw potrzebom użytkowników systemów SAP, przygotowaliśmy przyjazne i łatwe w obsłudze rozwiązanie integrujące SAP ERP ze skoroszytami MS Excel – produkt All for One EasyInput. Rozwiązanie to jest dostępne w ofercie All for One SAP Add-ons już od dwóch lat. Duże zainteresowanie klientów, a także intensywny rozwój produktu w tym okresie spowodowały, że zdecydowaliśmy się na przygotowanie odświeżonej wersji 3.0, oferującej zupełnie nowe możliwości.
Przygotowanie do pracy
All for One EasyInput konfiguruje się, przygotowując skrypt. Podczas użycia skrypt jest wykonywany i odpowiednie funkcje zapisujące dane do systemu SAP, przetwarzające lub odczytujące te dane, są przetwarzane. Nowa wersja All for One EasyInput pozwala na inicjowanie nagrywania skryptu (nagrywanie transakcji SAP) bezpośrednio ze skoroszytu MS Excel i automatyczne wczytanie tego skryptu po zakończeniu nagrania. Pozwala to na łatwe i szybkie przygotowanie nowych skryptów integrujących SAP i Excel samodzielnie przez użytkowników biznesowych.
Automatyczne przejmowanie opisów do poszczególnych linii skryptu pozwala szybko zrozumieć ich znaczenie i ułatwia powiązanie skryptu z arkuszem danych MS Excel.
Rozszerzona, zależna od kontekstu pomoc użytkownika pozwala na szybkie wyszukanie potrzebnych użytkownikowi informacji i jeszcze bardziej ułatwia pracę z narzędziem All for One EasyInput.
W wersji 3.0 All for One EasyInput obsługuje trzy technologie integracyjne:
- nagrywanie działań SAP GUI (tzw. SAP GUI scripting),
- przetwarzanie wsadowe transakcji (tzw. Batch Input/CATS),
- zdalne wywołanie modułów funkcyjnych SAP (np. modułów interfejsu biznesowego BAPI).
Każda z tych technologii ma swoje zalety i ograniczenia, ale najprościej podzielić je według wygody użycia i stabilności względem zmian systemu SAP.
W niektórych przypadkach użytkownik nie musi sam przygotowywać skryptu All for One EasyInput. Może wykorzystać jeden z kilkudziesięciu predefiniowanych skryptów dostarczanych wraz z narzędziem. Księgowanie dokumentów księgowych, w tym takich o więcej niż 999 pozycjach, tworzenie i zmiana danych podstawowych materiału czy wczytywanie wskaźników statystycznych to przykłady gotowych narzędzi możliwych do użycia zaraz po instalacji All for One EasyInput na komputerze użytkownika.
Wykorzystanie integracji SAP – Excel
Kiedy skrypt jest już gotowy, można zacząć z niego korzystać, w wielu przypadkach wielokrotnie zwiększając efektywności pracy w stosunku do narzędzi standardowych. Migracja danych, szczególnie w przypadku konieczności czyszczenia danych z błędnych rekordów, jest dużo lepiej zorganizowana w All for One EasyInput niż np. za pomocą narzędzia LSMW. Masowe zmiany danych podstawowych uruchamiane za pomocą jednego klawisza, zamiast żmudnego poprawiania ich poprzez SAP GUI, mogą przynieść wymierne korzyści zarówno czasowe, jak i pod względem poprawności danych (w MS Excel łatwo masowo zmienić dane według zadanej funkcji). Zbiorcze przetwarzanie danych transakcyjnych przygotowanych wcześniej w skoroszycie MS Excel jest często łatwiejsze niż wprowadzanie tych danych ręcznie poprzez SAP GUI.
All for One EasyInput integruje się z MS Excel, dodając własną wstążkę menu. Zmieniające się w zależności od kontekstu elementy wstążki pozwalają na łatwy dostęp do najważniejszych funkcji narzędzia.
Przyjazna dla użytkownika wstążka menu All for One EasyInput
All for One EasyInput umożliwia wykonanie skryptu w przebiegu testowym lub rzeczywistym. Pozwala to na bezpieczne sprawdzenie danych przez przesłaniem ich do systemu SAP. Z kolei opcja wykonywania skryptu tylko dla rekordów, które poprzednio były błędne, przyspiesza korygowanie danych. Jest to szczególnie ważne przy przygotowywaniu dużych zbiorów danych do migracji.
Standardowy ekran danych All for One EasyInput do obsługi produkcyjnych specyfikacji materiałowych
Aby skoroszyt All for One EasyInput był łatwiejszy w obsłudze dla użytkownika końcowego, warto zadbać, by jego formatowanie odpowiadało potrzebom użytkownika. W tym celu do standardowego arkusza danych EasyInput dodaje się specyficzne dostosowania MS Excel (kolory, formaty danych, ukrycie niepotrzebnych kolumn, wierszy itp.). W wyniku takich działań powstaje bardziej ergonomiczny do wybranych zastosowań skoroszyt EasyInput.
Sformatowany skoroszyt All for One EasyInput do wprowadzania danych dokumentu księgi głównej
W celu sprawdzenia wprowadzanych danych można wykorzystać zarówno standardowe funkcje MS Excel (ograniczenie możliwości wprowadzania danych w komórce do predefiniowanych wartości) lub użyć standardowej podpowiedzi SAP wywoływanej klawiszem F4 bezpośrednio w komórce arkusza kalkulacyjnego.
Integracja pomocy SAP ze skoroszytem All for One EasyInput
Oprócz pobierania danych SAP z transakcji lub za pomocą modułów funkcyjnych, All for One EasyInput może odczytywać dane z dowolnej tabeli/wglądu bazy danych SAP. Ta funkcja może być szczególnie przydatna podczas odczytu danych specyficznych dla użytkownika. Do odczytu danych z tabel użytkownik musi posiadać wymagane uprawnienia.
Przykład raportowania w MS Excel wykorzystującego pobieranie danych przez All for One EasyInput
Dzięki interfejsowi aplikacyjnemu All for One EasyInput (API) możliwe jest łatwe łączenie makr języka Visual Basic for Applications (VBA) z funkcjonalnością produktu. To ułatwia tworzenie złożonych skoroszytów przetwarzających dane pomiędzy wywołaniami skryptu w SAP. W paczce instalacyjnej zawarto kilka skryptów obrazujących tę funkcjonalność.
Korzyści biznesowe
All for One EasyInput zapewnia kompleksową obsługę procesu integracji SAP – Excel, począwszy od udostępniania gotowych, czystych formatek wprowadzania/odczytu danych, poprzez generowanie opisów i informacji sterujących dla użytkownika, podpowiedzi co do możliwych wartości wprowadzanych w pola ręcznie, umożliwienie uruchamiania interfejsu w trybie testowym, łatwą obsługa komunikatów błędów czy zabezpieczanie przed utratą przetwarzanych danych.
Wszystko odbywa się w przyjaznym interfejsie użytkownika zintegrowanym z MS Excel, z obsługą wielojęzyczności i dostępnym na żądanie podręcznikiem użytkownika.
Inną wartą podkreślenia zaletą biznesową jest bardzo przystępna cena rozwiązania i oszczędności związane z kosztem licencji SAP (pracownicy, którzy nie wykorzystują procesów biznesowych SAP, a jedynie zasilają go danymi lub potrzebują danych z SAP do innych celów, nie muszą posiadać licencji).
Przetestuj i kup
Dla firm, które chcą się bliżej zapoznać z możliwościami All for One EasyInput, przygotowaliśmy bezpłatną wersję próbną. To w pełni funkcjonalna wersja produktu All for One SAP Add-ons. Jej użytkowanie jest ograniczone kluczem licencyjnym – do jednego miesiąca. Trial jest udostępniany drogą elektroniczną. Zachęcamy też do zapoznania się z materiałami informacyjnymi i szkoleniowymi w postaci prezentacji i nagrań wideo. Dzięki temu można szybko i samodzielnie poznać nawet złożone funkcje rozwiązania.
Więcej informacji o All for One EasyInput, wersja próbna oraz zamówienie wersji pełnej: https://www.all-for-one.pl/pl/oferta/easyinput/