Dobrze zacząć

Analiza przedwdrożeniowa stanowi integralną część samego wdrożenia. Pozwala ustalić, jakie są oczekiwania przedsiębiorstwa w zakresie projektowanego rozwiązania informatycznego i które obszary firmy wymagają szczególnego wsparcia systemu.

W trakcie tego etapu określa się cele biznesowe do osiągnięcia i mierniki ich realizacji. Bez tego samo wdrożenie systemu ERP może zakończyć się powodzeniem, jednak system nie będzie stanowił efektywnego wsparcia w zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Poprawne przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej w dużej mierze determinuje sukces samego wdrożenia. Wiele firm korzysta na tym etapie z fachowego wsparcia. Z naszych doświadczeń wynika, że w dużej części wdrożeń następuje przekroczenie planowanego czasu lub budżetu. Jest to związane między innymi z brakiem analizy przedwdrożeniowej.

Zdarzają się sytuacje, gdy klient świadomie rezygnuje z przeprowadzenia analizy ze względu na koszty konsultacji. W efekcie zakres prac może okazać się niewłaściwie zdefiniowany i system nie spełnia oczekiwań.

Po wdrożeniu w niektórych obszarach praca przebiega bez zakłóceń, a w innych przysparza problemów. Konieczność wprowadzenia poprawek powoduje zwiększenie nie tylko budżetu, lecz również wydłużenie czasu trwania projektu ponad ustalony w umowie.

Inne niebezpieczeństwo wiąże się z ryzykiem wdrożenia rozwiązania w zbyt szerokim zakresie, nieadekwatnym do potrzeb firmy. Wówczas realnie użytkowane przez firmę funkcjonalności są zawężone do niewielkiego fragmentu możliwości oprogramowania, a koszt wdrożenia się nie zmniejsza, ponieważ firma płaci za funkcjonalności tak naprawdę niewykorzystywane w codziennej pracy.

Analiza przedwdrożeniowa pozwala uniknąć takich sytuacji. Jej podstawową wartością są rzetelne informacje, które pozwalają szybko i bezproblemowo określić, w jakich miejscach można zastosować standardowe rozwiązania, a w których konieczny będzie wybór specjalnie dobranych narzędzi.

Poradź się specjalisty

Nikt nie zna lepiej firmy niż jej pracownicy, jednak gdy wymagane jest wprowadzenie usprawnień w zarządzaniu, czasami trudno samemu ocenić, co dokładnie należy zmienić, by podnieść efektywność pracy. Wówczas nieoceniona staje się pomoc firmy doradczej, która znając specyfikę danej dziedziny i opierając się na swoich doświadczeniach, podpowie, jakie rozwiązanie będzie najbardziej optymalne.

W tym celu konsultanci gromadzą informacje o strukturze organizacyjnej firmy, jej sposobie działania, przebiegu procesów biznesowych. Na tej podstawie sugerują, jak uprościć pracę i jednocześnie zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa.

Konsultanci mający doświadczenia ze współpracy z wieloma klientami potrafią obiektywnie spojrzeć na procesy zachodzące w firmie. Wiedzą, jakie rozwiązania są powszechnie stosowane w innych przedsiębiorstwach, i na bazie swoich doświadczeń są w stanie dopasować do przedsiębiorstwa rozwiązania najlepiej odpowiadające jego specyfice.

Właśnie ten czynnik powoduje, że zlecanie wykonania analizy przedwdrożeniowej firmie zewnętrznej staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala na:

  • optymalizację procesów biznesowych
  • wyznaczenie metod realizacji strategii firmy
  • zaplanowanie optymalnego wykorzystania możliwości systemu
  • uzyskanie satysfakcji użytkowników z pracy z systemem
  • terminowe ukończenie prac wdrożeniowych
  • utrzymanie kosztów wdrożenia na planowanym poziomie
  • zminimalizowanie utrudnień w funkcjonowaniu firmy w trakcie wdrożenia

Elementy raportu przedwdrożeniowego

  • Identyfikacja i opis procesów biznesowych. Charakterystyka działalności firmy ze szczególnym uwzględnieniem procesów biznesowych. Stopień szczegółowości i sposób opisu ustalany jest przez klienta.
  • Rekomendowany zakres funkcjonalny wdrożenia. Tabelaryczny wykaz wszystkich procesów biznesowych, funkcji i rodzajów danych zalecanych do uwzględnienia w zakresie funkcjonalnym wdrażanego systemu.
  • Rekomendowany zakres organizacyjny wdrożenia. Wykaz podmiotów gospodarczych wchodzących w skład organizacji klienta, ze szczególnym uwzględnieniem tych, które powinny być objęte wdrożeniem systemu.
  • Proponowane cele wdrożenia. Lista celów biznesowych możliwych do osiągnięcia dzięki wdrożeniu systemu ERP. W zależności od zakresu analizy element może zawierać zarówno cele ogólne całej firmy, jak i cele szczegółowe poszczególnych jednostek funkcjonalnych.
  • Oczekiwane korzyści biznesowe. Lista potencjalnych korzyści możliwych do osiągnięcia po udanym wdrożeniu systemu ERP dzięki optymalizacji: struktury organizacyjnej, przebiegów procesów biznesowych oraz sposobu realizacji poszczególnych funkcji na stanowiskach pracy.

Bezpieczny harmonogram prac. Harmonogram prac pozwalający na skuteczne uruchomienie rekomendowanego zakresu funkcjonalnego wdrożenia z uwzględnieniem rzeczywistej dostępności zasobów klienta.

  • zacowany koszt przedsięwzięcia. Wykaz oszacowanych kosztów przedsięwzięcia: koszty wdrożenia (na podstawie szacowanego budżetu dni pracy konsultantów firmy wdrożeniowej), koszty licencji na system
    (z uwzględnieniem prognozowanej liczby użytkowników) oraz sprzętu IT i infrastruktury technicznej.
  • Ocena infrastruktury technicznej. Przegląd infrastruktury technicznej pod kątem koniecznych inwestycji związanych z wdrożeniem (serwery, systemy backupu, stacje robocze użytkowników, sieć komputerowa LAN, WAN itd.).

W przypadku gdy analizę wykonuje firma, która jest również dostawcą usług wdrożeniowych, korzyści ulegają zwielokrotnieniu.

Firma wdrożeniowa wie, jakie są możliwości usprawnienia pracy przez rozwiązania informatyczne, które klient zamierza wdrożyć. Tym samym jest w stanie najlepiej doradzić, jak je optymalnie wykorzystać pod kątem potrzeb, potencjału i specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Raport przedwdrożeniowy

Warunkiem udanej analizy jest dokładne zobrazowanie procesów zachodzących w firmie, strategii firmy, struktury organizacyjnej, jednostek powiązanych oraz określenie celów do osiągnięcia, metod i mierników ich realizacji.

W tym celu konsultanci dokonujący analizy przedwdrożeniowej odbywają wiele spotkań z pracownikami firmy. To pozwala ustalić, jakie są oczekiwania klienta i które obszary firmy wymagają szczególnego wsparcia systemu.

Zwieńczeniem prac analitycznych jest wygenerowanie sformalizowanego raportu. Raport określa szereg procesów biznesowych przedsiębiorstwa, odpowiadające im funkcje systemu i wstępnie definiuje sposób ich zastosowania. Stanowi on dla zespołu wdrożeniowego podstawowe źródło informacji na temat firmy i w związku z tym pozwala skrócić do minimum czas poświęcony na udział we wdrożeniu.

Informacje zebrane przez konsultantów są pomocne w opracowaniu koncepcji wdrożenia. Ponadto firma wykorzystuje je zarówno w trakcie prac wdrożeniowych, jak i po ich zakończeniu. Przede wszystkim służą one monitorowaniu przebiegu wdrożenia i kontrolowaniu na każdym etapie, czy efekty pokrywają się z oczekiwaniami.

Raport powstały w wyniku analizy jest również „mapą” przedsiębiorstwa, wykorzystywaną do celów administracyjnych przy okazji opracowywania biznesplanów czy też do badania efektywności firmy.