ERP to dopiero początek drogi

Po starcie produktywnym i kilku tygodniach sprawnego funkcjonowania systemu SAP ogłasza się sukces wdrożenia. SAP zastąpił kilka programów, które wcześniej stanowiły odrębne „wyspy” informacji. Trzeba jednak zauważyć, że korzyści płynące ze zintegrowania systemu obejmują komunikacji z otoczeniem, w którym funkcjonuje przedsiębiorstwo.

Następny etap – komunikacja z otoczeniem

Tak jak wdrożenie systemu ERP porządkuje i racjonalizuje komunikację wewnątrz firmy, elektroniczna wymiana danych (ang. EDI – Electronic Data Interchange) pozwala na połączenie odrębnych systemów partnerów biznesowych w jeden informacyjny „organizm”. Najprościej rozpocząć od komunikatów, które w chwili obecnej są przekazywane pocztą, przez faks lub telefon – takich jak zamówienia, informacje o dostawach, faktury.

Po wdrożeniu elektronicznej wymiany danych, np. zamówienia wprowadzane do systemu partnera będą automatycznie tworzyć zlecenia sprzedaży w module SD (sprzedaży i dystrybucji) użytkowanego przez nas systemu SAP.

Możliwości EDI sięgają jednak dużo dalej. Można realizować scenariusze biznesowe, które nie były praktycznie wykonalne przy tradycyjnej komunikacji, ponieważ wymagały częstego przekazywania dużej ilości danych.

Nietrudno wyobrazić sobie sieć sklepów, która poprzez EDI na bieżąco informuje głównych dostawców o stanach towarów w poszczególnych punktach handlowych. Dla dostawcy takie rozwiązanie to odpowiednik perfekcyjnego przedstawiciela handlowego, który jest stale obecny w każdym sklepie i monitoruje sprzedaż.

Korzyść dla firmy handlowej polega na szybszej reakcji dostawcy, lepszym zaopatrzeniu rezultacie – w rezultacie – zadowoleniu klientów. Wprowadzenie EDI we współpracy biznesowej pozwala na duże zmniejszenie kosztów współpracy, a także jej istotne usprawnienie – poprzez przyspieszenie obiegu informacji między partnerami biznesowymi. 

Elementy składowe

Jakie elementy rozwiązania należy skomponować, aby realizować wizje obiegu informacji, nakreślone w poprzednim punkcie? Przyjmijmy za punkt wyjścia pojęcie EDI, które zwykle definiuje się jako elektroniczną wymianę danych w postaci uzgodnionych komunikatów, pomiędzy systemami informatycznymi partnerów handlowych, przy minimalnej interwencji człowieka.

Stronami komunikacji będą firmy-partnerzy i ich systemy informatyczne. W ogólnym przypadku są to systemy różnych producentów lub nawet jednego producenta, lecz w innej konfiguracji lub wersji. Niezbędny jest więc mediator, który przetłumaczy formaty komunikatów wysyłane/odbierane przez te systemy na wspólny format pośredni oraz zajmie się obsługą transmisji danych.

Funkcję takiego pośrednika spełnia podsystem EDI, skonfigurowany tak, aby z jednej strony komunikował się z systemem przedsiębiorstwa, a z drugiej łączył z ustalonym kanałem transmisji danych i wymieniał wiadomości EDI ze wskazanymi partnerami.

Rola partnera

To co odróżnia projekt EDI od typowych wewnętrznych projektów informatycznych, to udział partnera, z którym zamierzamy wymieniać dane. Oprócz koordynowania prac własnego zespołu i jednego lub kilku dostawców (sprzęt, oprogramowanie, usługi wdrożeniowe), niezbędne jest dostosowanie tempa i zakresu prac do możliwości organizacyjnych i technologicznych partnera EDI.

Zarząd może spać spokojnie 

W porównaniu z wdrożeniem systemu ERP, uruchomienie elektronicznej wymiany danych jest przedsięwzięciem znacznie krótszym i tańszym. Projekt można podzielić na etapy, z których każdy trwa kilka tygodni, obejmuje jednego partnera i 2-3 typy komunikatów elektronicznych.

Uruchomienie EDI jest też projektem o małym stopniu ryzyka. W najgorszym razie, np. jeśli podsystem EDI po stronie partnera nie będzie gotowy na czas, firmy mogą nadal komunikować się tradycyjnymi sposobami (telefon, faks itp.).

Standardy rynku EDI

Podobnie jak wdrożenie SAP zastępujące odrębne „wyspy” informacji wewnątrz firmy, tak samo rynek EDI w Polsce podlega procesom porządkującym elektroniczną wymianę informacji.

Główny nurt standaryzacyjny skupia się wokół prac klubu ECR Polska, który skupiając w swoich szeregach firmy zainteresowane rozwojem EDI w Polsce stał się głównym inicjatorem wprowadzanych zmian.

Istnienie takiego nadrzędnego ośrodka, dbającego o uporządkowanie zarówno rodzajów wymienianych dokumentów, jak i ich formatów, oraz wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych dodatkowo stabilizuje rynek EDI. Tym samym uatrakcyjnia go z punktu widzenia firmy rozbudowującej możliwości swojego systemu SAP o podsystem EDI, zmniejszając koszty i czas potrzebny do jego uruchomienia.

Wykorzystanie standardów i dobrze przygotowanego podsystemu EDI, przygotowanego przez doświadczoną firmę wdrożeniową, istotnie bowiem wpływa na zwrot poniesionych kosztów inwestycji, a także na skalę wykorzystania, a co za tym idzie – wysoką użyteczność tworzonego systemu.

EDI a rozwiązania SAP

Same standardy nie wystarczają jednak do wdrożenia podsystemu EDI o dostosowanej do potrzeb skali, uniwersalności i elastyczności. Firma SAP, oferując platformę SAP NetWeaver, wyszła jednak naprzeciw potrzebom definiowanym zarówno poprzez ROI – zwrot z inwestycji, jak i TCO – koszt utrzymania posiadanego rozwiązania.

W efekcie powstała spójna, homogeniczna, zarówno w swej architekturze programowej jak i implementowanych standardach, platforma bazująca na jądrze – systemie Web Application Server wraz z systemami uzupełniającymi SAP Exchange Infrastructure, SAP Enterprise Portal i SAP Mobile Infrastructure.

Tym samym wdrażając EDI, WebEDI, integrując informacje pochodzące  z hurtowni danych SAP BW, czy też udostępniając system mobilnym sprzedawcom, klient nie musi już rozważać konieczności implementacji wielu różnorodnych środowisk, dostarczanych przez z reguły nie współpracujących ze sobą dostawców.

Ma bowiem możliwość wybierania elementów platformy SAP NetWeaver, które na danym etapie rozwoju jego działalności biznesowej okażą się potrzebne oraz rozbudowywania i łączenia ze sobą elementów, których wykorzystanie stanie się potrzebą biznesowego jutra.