Każda firma dąży do poprawy efektywności działania, w celu uzyskania lepszych wyników finansowych. W czasach recesji skłonność klientów do zakupów jest obniżona i możliwości zwiększenia sprzedaży są ograniczone. Dlatego firmy postrzegają redukcję kosztów jako główne źródło poprawy swojej efektywności. Dekoniunktura zmusza do poszukiwania źródeł oszczędności wszędzie, gdzie to możliwe – przez redukcję personelu, poszukiwanie najtańszych źródeł zaopatrzenia, rezygnację z produkcji niektórych wyrobów, czy też z niektórych kanałów dystrybucji.

Należy sobie zadać pytanie, jakie są (i jakie powinny być) przesłanki tych decyzji. Czy menedżer odpowiedzialny za koszty posiada rzetelne i aktualne dane o strukturze kosztów i miejscach ich ponoszenia? Tylko taka wiedza bowiem pozwala realnie ocenić np. rentowność poszczególnych produktów czy kanałów sprzedaży, a następnie podjąć trafne decyzje oszczędnościowe, bez zmniejszania potencjału firmy.

Zarządzanie kosztami – proces świadomy

Optymalizacja kosztów wymaga przemyślanego systemu zarządzania kosztami, ich budżetowania i kontroli, krótko mówiąc – kontrolingu. Konieczne dla poprawy efektywności gospodarowania jest wydzielenie ośrodków odpowiedzialności za koszty (MPK – Miejsca Powstawania Kosztów).

Towarzyszyć temu musi nie tylko wyodrębnienie organizacyjne ośrodków odpowiedzialności za koszty, czy określenie zakresu samodzielności decyzyjnej ośrodka, ale musi też istnieć możliwość weryfikacji ponoszonych kosztów w stosunku do planu i uzyskanych efektów.

Kontroling nie może opierać się na doraźnych działaniach, ale musi być procesem ciągłym, w którym porównuje się wartości uzyskiwane z planowanymi.

Informacja w wielu przekrojach i na czas

Bez właściwego pomiaru kosztów np. procesów technologicznych, kosztów ich obsługi, nie można mówić o jakimkolwiek kontrolingu.  Bez tej wiedzy nie jest możliwe ustalenie docelowego kosztu usług i produktów (target costing), czy cen za świadczone usługi / produkty. Dlatego informacje o kosztach muszą być dostarczane użytkownikom w różnych przekrojach informacyjnych i w odpowiednim czasie.

Konsekwencją niewłaściwego pomiaru kosztów może być podjęcie błędnych działań, które pociągną za sobą dalsze, zbędne koszty. Z kolei rzetelne informacje, dostarczone z opóźnieniem, mogą być bezwartościowe.

Diabeł tkwi… w rozliczeniu kosztów pośrednich

Zasadnicze znaczenie posiada dokładna informacja o rzeczywistym koszcie wytworzenia produktów. Wskazuje ona na te produkty, które zużywają zbyt wiele zasobów, oraz te, które mają najbardziej korzystny wpływ na wyniki finansowe firmy.

W zaawansowanym otoczeniu technologicznym, w którym rośnie udział kosztów pośrednich w kosztach całkowitych, tracą na znaczeniu stosowane dotychczas uproszczone systemy rachunku kosztów. Powodują one bowiem zniekształcenie informacji, polegające na nadmiernym zawyżaniu lub zaniżaniu kosztów produktów, wskutek przyjęcia niewłaściwej podstawy rozliczania kosztów pośrednich.

Metoda ABC

Coraz szersze zastosowanie znajduje metoda rachunku kosztów działań ABC (Activity Based Costing), która dostarcza dane o rzeczywistych kosztach produktów, procesów, działań, kanałów dystrybucji, segmentów rynku, kontraktów, przedsięwzięć i innych obiektów kosztowych. Metoda ABC opiera się na założeniu, że przyczyną powstawania kosztów w firmie są działania i procesy, wykonywane do osiągnięcia określonego celu.

Bez wsparcia IT – ani rusz

Niezależnie od metod zarządzania kosztami, ilość informacji, generowanych w firmie i w jej otoczeniu, jest tak duża, iż nie ma możliwości ich „ręcznego” przetwarzania. Przetwarzanie ręczne utrudnia dostęp do aktualnych danych (docierających z opóźnieniem) oraz zwiększa koszty uzyskania danych (konieczność zaangażowania wielu osób).

Ponadto, warunkiem rzetelności danych kosztowych jest ścisłe i automatyczne powiązanie zdarzeń finansowych (jak księgowanie, fakturowanie), ze zdarzeniami w sferze logistycznej firmy (np. w sprzedaży czy w zaopatrzeniu).

Z tych względów niezbędne jest wykorzystanie w przedsiębiorstwie systemu informatycznego, który integruje logistykę firmy z finansami (np. faktura wystawiana przez dział sprzedaż jest księgowana automatycznie), a także – zapewnia dostępność aktualnych danych, bez konieczności angażowania dużego zespołu ludzi do odtwórczego przetwarzania informacji.

Aktywne zarządzanie kosztami

Podsumowując, sprawny kontroling jest konieczny do osiągnięcia poprawy efektywności przedsiębiorstwa poprzez redukcję kosztów.

Zintegrowany system informatyczny natomiast stanowi niezbędne narzędzie wsparcia menedżera w porządkowaniu danych o kosztach. Wykorzystanie systemu zintegrowanego pozwala menedżerowi ds. kosztów koncentrować się na aktywnym zarządzaniu finansami – na bieżącym sterowaniu poziomem kosztów, należności, zapasów, kapitałem obrotowym, na korzystnym lokowaniu wolnych środków.

Odciążony od powtarzalnych, rutynowych działań, które są wspierane przez system informatyczny, menedżer może zaangażować się w działania, których realnym skutkiem jest lepszy wynik finansowy firmy.