W poniższym tekście znajdą Państwo odpowiedź na pytanie, dlaczego system ERP jest niezbędny, by mieć rzetelny i efektywny kontroling.

Dlaczego zintegrowanie systemu jest tak ważne?

Kontroling obejmuje czynności od planowania, przez kontrolowanie, po przygotowywanie sprawozdań i informowanie. Czynności te odnoszą się do różnych aspektów kontrolingu: finansowego, inwestycyjnego, kosztów i wyniku.

Jak widać, pełna realizacja funkcji kontrolingu jest zagadnieniem złożonym i ściśle zależnym od środków technicznych, jakimi dysponujemy. Ograniczenie do systemu finansowego i arkusza kalkulacyjnego stawia pod dużym znakiem zapytania jakość informacji, które wykorzystuje się do podejmowania decyzji zarządczych.

Rozwiązaniem jest zbudowanie kompleksowego sytemu rachunkowości zarządczej, bazując na wykorzystaniu modułu kontrolingu w zintegrowanym – co należy podkreślić – systemie klasy ERP, jakim jest SAP.

Obszary kontrolingu w systemie SAP 

W systemie SAP za poszczególne obszary rachunkowości zarządczej są odpowiedzialne podmoduły modułu CO (kontrolingu), przedstawione poniżej.

  • rachunek rodzajów kosztów i miejsc ich powstawania, w którym porównuje się rzeczywiste i planowane wartości, obliczając odchylenia dla celów krótkoterminowej kontroli kosztów w ramach obszarów odpowiedzialności,
  •  rachunek kosztów zleceń i projektów, gdzie można ewidencjonować, planować i rozliczać koszty, tak aby nadzorować i analizować wykorzystywane środki w innym przekroju niż na miejscach powstawania kosztów, np. koszty poszczególnych akcji promocyjnych,
  • kalkulacja kosztów produktu, pozwalająca na analizę kosztu jednostkowego i nośnika kosztów, kalkulując go po cenach normatywnych przed rozpoczęciem produkcji, a następnie kontrolować i naliczać rzeczywiste koszty w miarę postępu produkcji,
  • rachunek wyników i segmentów umożliwia analizowanie wielostopniowych marż pokrycia w wielu wymiarach, uwzględniając sprzedaż i przypisane jej koszty dla poszczególnych klientów, kanałów dystrybucji, produktów czy ich grup,
  • rachunek kosztów działań stosowany do planowania, wyceniania i rozliczania działań opartych na procesach, pozwalający na precyzyjniejszą alokację kosztów,
  • rachunek centrów zysków, w którym wyznaczamy całkowity zysk odnosząc go do poszczególnych obszarów odpowiedzialności.

Każdy z wymienionych podmodułów stanowi złożoną strukturę pojedynczych funkcji, które można zastosować w zależności od konkretnych potrzeb. Pozwala to na adekwatne odwzorowanie koncepcji kontrolingu danego przedsiębiorstwa w systemie informatycznym, a także jej pełne wykorzystanie do kompleksowego monitorowania i dokumentowania przepływu informacji finansowych w przedsiębiorstwie, z uwzględnieniem jego struktury organizacyjnej.

Dzięki przejrzystemu odwzorowaniu struktury kosztów firmy, jak również czynników, które na nie wpływają, moduł kontrolingu (CO) systemu SAP stanowi nieodzowną pomoc przy podejmowaniu decyzji w przedsiębiorstwie.

Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz:
„SAP skrócił czas rozliczeń kosztów działalności podstawowej i pomocniczej oraz zakupów.  Uszczegółowił również planowanie kosztów do poziomu miejsc ich powstawania i umożliwił kontrolę na każdym poziomie poprzez porównywanie wartości rzeczywistych z zaplanowanymi. Mamy możliwość ewidencji przychodów oraz kosztów stałych i zmiennych dla energii elektrycznej oraz ciepła z uwzględnieniem podziału na źródła i nośniki. Zastosowana metoda rejestracji kosztów pozwala na określenie cen dla każdego źródła i nośnika, co jest zgodne z nowym prawem energetycznym” (z wywiadu z Andrzejem Borowskim, dyrektorem ekonomiczno-finansowym ZEC Bydgoszcz).

Integracja rachunkowości i kontrolingu

W SAP moduły rachunkowości finansowej (FI) i zarządczej (CO) są ze sobą zintegrowane poprzez istnienie jednego obiegu informacji. Dzięki temu dane, przechowywane dla potrzeb obu modułów, są w każdej chwili w pełni zgodne i wzajemnie się uzupełniają.

Przykładowo, każdemu kontu kosztowemu, zdefiniowanemu w rachunkowości finansowej (FI), odpowiada w module CO rodzaj kosztów. Oba te obszary rachunkowości nie tylko pracują z tymi samymi danymi, ale również wzajemnie wspomagają się przy tworzeniu i utrzymywaniu spójności danych.

Każde księgowanie w module FI znajduje natychmiast (przetwarzanie w czasie rzeczywistym) swoje odzwierciedlenie w kontrolingu, gdzie zostaje ono zinterpretowane w takich kategoriach, jak: miejsce powstawania kosztów, produkt lub obiekt wynikowy. Wszystko to dzieje się, rzecz jasna, zgodnie z odpowiednimi dekretacjami. Takie podejście pozwala dokonać kroku naprzód i nadać nową wartość pojęciu kontrolingu w przedsiębiorstwie.

Nowe możliwości w rachunkowości zarządczej

Możliwości modułu kontrolingu (CO) systemu SAP pozwalają na wykorzystanie wielu nowoczesnych metod rachunkowości zarządczej. Obok powszechnie stosowanych metod rachunku kosztów rzeczywistych, normatywnych i marginalnych można – odpowiednio do wymagań przedsiębiorstwa – zastosować rachunek kosztów procesowych.

Efektywną kontrolę kosztów pośrednich zapewnia nam hierarchiczna struktura miejsc powstawania kosztów, będąca odwzorowaniem schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa. Koszty pośrednie można przyporządkować bezpośrednio do obszarów odpowiedzialności, a następnie zaplanować je ze względu na te obszary oraz zarejestrować w momencie ich rzeczywistego poniesienia. Do rozliczania kosztów pośrednich pojedynczych przedsięwzięć np. akcji marketingowych, serwisu u klienta itp., służą tworzone w tym celu zlecenia wewnętrzne.

Bogaty wybór metod rozliczeniowych, takich jak rozkładanie kosztów ogólnozakładowych lub ogólnowydziałowych na poszczególne miejsca odpowiedzialności (tzw. centra kosztowe), na podstawie dowolnie zdefiniowanego kryterium (podział procentowy, wskaźniki statystyczne, zaksięgowane działania), pozwala na efektywne i dokładne określenie rzeczywistych nakładów związanych z działaniem firmy.

Zakłady Chemiczne Zachem:
Dostarczane przez SAP informacje o miejscach i strukturze powstawania kosztów, stanowią podstawę do usprawnienia i poprawy efektywności planowania kosztów – w krótszym czasie, większym zakresie i w prostszy sposób nie było to możliwe w przedtem wykorzystywanych systemach. Dzięki pracy z systemem SAP zwiększyła się świadomość pracowników co do ich wpływu na generowanie kosztów przedsiębiorstwa.

W obszarze kontroli kosztów produkcji moduł kontrolingu SAP oferuje dokładne dopasowanie metody kalkulacji kosztów wytworzenia produktu do potrzeb przedsiębiorstwa. To przecież znajomość kosztów produktów i usług jest warunkiem efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.

System kalkulacji kosztów produktów udostępnia różne strategie wyceny oraz alternatywne struktury ilościowe, co pozwala na precyzyjne planowanie kosztów produktu.

Łatwo i szybko można znaleźć odpowiedzi na pytania o konsekwencje zmiany ceny czy ilości. Poprzez wykorzystanie planu oraz analiz kosztów rzeczywistych/postulowanych system umożliwia efektywną analizę słabych punktów w tym obszarze.

Pełna kontrola nad rentownością firmy

„Ile kosztuje dany produkt lub usługa?”, „Co się stanie, gdy dostawcy zmienią ceny komponentów?”, „Jaki wpływ mają poszczególne czynniki na rentowność działań firmy?” – to tylko niektóre z pytań spędzających sen z powiek menedżera. Zawarte w module CO systemu SAP precyzyjne mechanizmy symulacji i kalkulacji kosztów produkcji oraz jej rentowności dostarczają odpowiedzi na te pytania.

Wykorzystując różne strategie wyceny oraz alternatywne zestawy składników kosztowych, można dokładnie zaplanować koszty danego wyrobu oraz na bieżąco kontrolować rentowność produkcji. Oferowana przez system SAP analiza odchyleń danych rzeczywistych od danych planowanych lub postulowanych umożliwia szybką lokalizację słabych punktów w procesie produkcji i podjęcie stosownych decyzji naprawczych.

Kontrolę rentowności firmy można prowadzić zarówno w oparciu o centra zysków (z użyciem wariantu porównawczego), jak i z podziałem na indywidualnie dobrane segmenty rynku (przy użyciu wariantu kalkulacyjnego). Oczywiście można obydwa warianty łączyć.

Każda operacja, mająca wpływ na rentowność firmy, jest przekazywana w czasie rzeczywistym do podmodułu rachunku wyników i segmentów rynku. Udostępniane przez system, proste w obsłudze narzędzia do tworzenia raportów, pozwalają na szybką i zorientowaną na potrzeby użytkownika obsługę nawet najbardziej niecodziennych pytań, dotyczących analizy rentowności z różnych punktów widzenia.

Nowa jakość w podejmowaniu decyzji operacyjnych i długofalowych

Zastosowanie rachunku kosztów procesowych pozwala na wykorzystanie nowych możliwości w obszarze rozrachunku kosztów przedsiębiorstwa. Wchodzący w skład modułu kontrolingu rachunek kosztów procesowych pozwala na podejście do struktury kosztów przedsiębiorstwa w ujęciu procesowym.

Technika ta otwiera całkiem nowe sposoby rozpoznania wielkości, mających wpływ na koszty przedsiębiorstwa oraz odkrycia miejsc, mogących stwarzać problemy. Dzięki temu można na czas zareagować na niekorzystne zmiany oraz przedsięwziąć odpowiednie akcje zaradcze i naprawcze.

Godne uwagi jest to, iż uwzględniane są przy tym nie tylko cele operacyjne, ale także strategiczne cele długofalowe. Stwarza to całkiem nową jakość w procesie podejmowania złożonych decyzji w celu uzyskania optymalnych strategii inwestycyjnych, produkcyjnych, dystrybucyjnych i usługowych

BCC (aktualnie All for One Poland):
Wdrożenie systemu SAP umożliwiło planowanie, rejestrację i analizę rentowności poszczególnych przedsięwzięć wdrożeniowych na podstawie rzetelnych i aktualnych danych. W trakcie realizacji wdrożeń do systemu wprowadzane są wielkości planowane (np. zaplanowane dni konsultacji, koszty własne), jak i wielkości rzeczywiste (zrealizowane dni konsultacji, zrealizowane koszty). Dzięki SAP można generować elastyczne raporty zestawiające wartości zaplanowane i uzyskane.

Integracja kontrolingu ze sferą logistyki

W nowoczesnym przedsiębiorstwie dane planowe i rzeczywiste, wprowadzane w logistyce (zaopatrzeniu, produkcji, sprzedaży) lub w rachunkowości finansowej, powinny być natychmiast uwzględniane w kontrolingu. Można spojrzeć na to zagadnienie jeszcze szerzej.

W systemie SAP prognozowane zwiększenie sprzedaży może zostać natychmiast przeanalizowane w aspekcie wpływu na potencjał produkcyjny oraz planowane marże pokrycia – to jest właśnie wynik zintegrowania systemu jako całości. To najlepiej pokazuje przewagę systemu SAP i jego siłę w obszarze kontrolingu, również na poziomie całego przedsiębiorstwa.

Nie pozostaje mi nic innego, jak życzyć Państwu możliwości podejmowania decyzji zarządczych na podstawie rzetelnych informacji z tak kompleksowego systemu kontrolingu, wspieranego najnowocześniejszą technologią informatyczną, jaki zapewnia system SAP.