Wszechstronne źródło usprawnień

Jest wiele obszarów, które można usprawnić, obejmując sferą elektronicznej wymiany danych (EDI  – Electronic Data Interchange) – przede wszystkim w komunikacji z partnerami (dostawcami, odbiorcami, bankami itd.), ale także wewnątrz przedsiębiorstwa, np. w ramach łańcucha dostaw w firmie wielozakładowej o złożonej sieci dystrybucji.

Pracownicy wykonują cierpliwie wiele żmudnych i powtarzalnych czynności, które można stosunkowo łatwo i niskim kosztem zautomatyzować w pełni lub przynajmniej częściowo. Wdrażając w wybranych procesach gospodarczych EDI, osiągamy wzrost efektywności, szybkości i dokładności, unikamy potencjalnych błędów, o które nie trudno gdy dokumenty wypełniane są ręcznie.

Dzięki stosowaniu EDI poprawie ulec może również gospodarka zapasami. Zamówienia generowane mogą być automatycznie, na podstawie kierunków i tempa zmian stanów magazynowych lub na podstawie planów produkcyjnych. Towary i materiały kupimy więc dopiero wtedy, gdy będzie to niezbędne, a jednocześnie na tyle wcześnie, aby zamówienie mogło zostać zrealizowane na czas.

EDI otwiera również dostęp do wielkich sieci handlowych, które wręcz wymagają od dostawców jego stosowania. Utrzymując ciągły kontakt z setkami lub tysiącami partnerów handlowych, nie mógłby się obejść bez stosowania elektronicznej wymiany informacji. Chcąc nawiązać lub utrzymać stosunki handlowe z sieciami, chcąc nie chcąc musimy przystać na stawiane warunki.

Innym przykładem, w którym EDI staje się koniecznością, są rozległe struktury dystrybucji towarów.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której każdego dnia, z sieci przedstawicielstw handlowych, obejmujących cały kraj, spływają do centrum dystrybucyjnego zamówienia. W tym przypadku skala działalności i częstotliwość obustronnych kontaktów wymuszają zautomatyzowanie obiegu dokumentów.

Dziedzina interdyscyplinarna i niełatwa

Gdy argumenty za wdrożeniem EDI przechylą szalę, gdy podjęta zostanie decyzja o wprowadzeniu elektronicznej wymiany dokumentów, pojawi się konieczność podjęcia decyzji: jak plany urzeczywistnić?

Kto to rozwiązanie zaprojektuje, oprogramuje i uruchomi? Kto prowadzić będzie nadzór nad poprawnością komunikacji, kto będzie rozwiązanie rozwijał i rozbudowywał o kolejne typy dokumentów i kolejnych partnerów?

EDI to dziedzina interdyscyplinarna. Projekt, wybór platformy komunikacyjnej i sprzętowej, opracowanie i realizacja interfejsów łączących istniejące systemy i aplikacje z systemem integracyjnym, a następnie utrzymanie, monitoring i konserwacja zrealizowanego rozwiązania, zapewnienie odpowiedniego poziomu wydajności i bezpieczeństwa, wymagają znajomości wielu obszarów informatyki i sporego doświadczenia.

Oprócz znajomości samej platformy sprzętowej i softwarowej, znajomości systemów bazodanowych, w których składowane będą wymieniane dane, nie obędzie się bez umiejętności tworzenia interfejsów i konwerterów.

Dla przykładu SAP XI (SAP Exchange Infrastructure), środowisko integracyjne należące do rodziny produktów SAP NetWeaver, umożliwia wymianę komunikatów m.in. poprzez IDOC, RFC, pliki, ftp, jdbc, jms, SOAP, http i pocztę e-mail.

Przydatni więc będą specjaliści od systemów operacyjnych, baz danych, specjaliści od infrastruktury sieciowej i programiści.

Trzeba przy tym wziąć pod uwagę, że mimo wprowadzania i upowszechniania pewnych standardów wymiany danych, ciągle stoi przed nami konieczność wykonania wielu prac konfiguracyjnych i deweloperskich.

Mnogość systemów informatycznych, używanych przez poszczególnych uczestników rynku sprawia, że nawet najbardziej uniwersalne rozwiązania integracyjne, choćby te zawarte w platformie SAP NetWeaver, nie obędzie się bez istotnego wkładu własnej pracy.

Kto będzie czuwał nad krwiobiegiem?

Jeśli decydujemy się na użycie EDI do komunikacji z najważniejszymi odbiorcami czy dostawcami, czy do przesyłania najistotniejszych dokumentów pomiędzy centrami dystrybucyjnymi a zakładami produkcyjnymi, to niezawodność komunikacji staje się kwestią krytyczną. Ktoś kompetentny musi nieustannie czuwać nad tym elektronicznym krwiobiegiem przedsiębiorstwa.

Outsourcing rozwiązań EDI pozwoli nam pozbyć się troskio funkcjonowanie poszczególnych rozwiązań, oszczędzimy na kosztach i minimalizujemy ryzyko

Fakt zatrzymania wymiany dokumentów musi zostać zauważony możliwie szybko, podjęta musi zostać natychmiastowa i właściwa reakcja. Zadanie to nie jest łatwe, gdyż EDI to czuły punkt, podatny na szereg czynników mogących zakłócić jego funkcjonowanie. Zazwyczaj komunikacja następuje pomiędzy odległymi geograficznie węzłami, na których działają często całkowicie odmienne systemy. Często drobny z pozoru czynnik zablokować może całą komunikację.

Obciążenie zespołu zajmującego się utrzymaniem rozwiązania EDI będzie bardzo nierównomierne. W normalnych warunkach nadzór nad płynnością obiegu dokumentów nie wymaga nadmiernego zaangażowania, gdy jednak dojdzie do awarii, konieczne będzie sięgnięcie do pomocy różnych osób. Zasoby personalne dobrane do normalnego, bezawaryjnego trybu pracy okażą się niedoszacowane, gdy dojdzie do poważniejszej awarii, wymagającej podjęcia szerszej interwencji.

Tu czyha jeszcze jedno niebezpieczeństwo. Inwestycje w podnoszenie kompetencji kadry mogą okazać się strzałem do własnej bramki. Wyszkoleni specjaliści, dysponujący kompetencjami niezbędnymi do utrzymywania takiego systemu, są bardzo poszukiwani na rynku pracy…

Kłopoty można oddać innym

Sposobem, by zaradzić rozterkom, jest skorzystanie z outsourcingu rozwiązań EDI. Cały ten ciężar problemów można przecież oddelegować komuś, kto zrobi to lepiej, szybciej a przy tym taniej.

Pozbywamy się wtedy troski o funkcjonowanie poszczególnych rozwiązań, oszczędzamy na kosztach i minimalizujemy ryzyko. Doprowadzamy do sytuacji, gdy interesuje nas nie sposób realizacji celu, a jedynie fakt osiągnięcia końcowego rezultatu – czyli sprawnie działające, pielęgnowane przez specjalistów narzędzie do komunikacji elektronicznej.

W przypadku EDI wartość dodana outsourcingu ujawnia się wyjątkowo wyraziście. Wysokie kompetencje wymagane od osób zajmujących się tym środowiskiem, a przy tym nierównomierne zapotrzebowanie na zasoby kadrowe sprawiają, że oferta outsourcingu jawi się bardzo atrakcyjnie – również kosztowo.

Jak już wspomniano, nadzór nad ciągłością przepływu danych nie jest na ogół szczególnie absorbujący. Wystarczy do tego kilka narzędzi wspomagających kontrolę i przeprowadzanie regularnych audytów według opracowanych wcześniej procedur.

Gdy jednak dojdzie do awarii, dobra firma outsourcingowa pokazuje swą moc. Zespoły konsultantów technicznych, programiści, specjaliści od infrastruktury sieciowej, wreszcie konsultanci aplikacyjni są do dyspozycji.

Nie płacąc za utrzymanie wielu etatów, ani za kolejne szkolenia administratorów, otrzymuje się do dyspozycji zespół, gotowy rozwiązać każdy problem.

Zamiast troski o utrzymanie doświadczonych osób w dziale IT, można po prostu wymagać odpowiedniego poziomu obsługi ze strony zewnętrznego dostawcy, zgodnie z zapisami podpisanej umowy Service Level Agreement (SLA).

Outsourcing EDI ma wiele twarzy

Decydując się na outsourcing EDI podjąć musimy jeszcze decyzję o zakresie usług. O ile specyfika umowy o świadczenie usług outsourcingowych dobierana jest w drodze długotrwałych szczegółowych ustaleń, po to aby najlepiej odpowiadała klientowi – jego oczekiwaniom, wymaganiom i planom, to generalnie wyróżnić można dwie grupy usług outsourcingu w kontekście EDI:

  • obsługa platformy integracyjnej,
  • obsługa infrastruktury sprzętowej.

Chociaż w przypadku SAP Exchange Infrastructure obsługę platformy integracyjnej podzielić można dodatkowo na obsługę środowiska WAS/Java oraz obsługę komunikacji, to jednak nie polecałbym dystrybuowania odpowiedzialności w ten sposób.

Przepływ komunikatów, szybkość i bezawaryjność, są tak ściśle związane z system aplikacyjnym, uzależnione od jego sprawności, wydajności i stabilności, że trudno jest kontrolować takie środowisko, nie mając kontroli nad jego podstawą, czyli warstwą Basis. Często pojawia się wówczas problem zakresów kompetencji. Kto powinien działać, gdy obserwujemy niestabilne działanie systemu: zespół Basis (WAS + Java) czy zespół monitorujący EDI?

Obsługa infrastruktury sprzętowej może mieć trzy podstawowe warianty:

  • kolokacja – serwery należące do klienta, przekazywane są pod opiekę firmie outsourcingowej do jej centrum outsourcingowego,
  • hosting – nie mamy własnego sprzętu, korzystamy z serwerów firmy outsourcingowej,
  • model ASP (Application Service Providers) – nie tylko sprzęt, ale i oprogramowanie jest własnością firmy outsourcingowej.

Niezależnie od wybranego wariantu outsourcingu, korzyści dają się podsumować w podobny sposób: pozbywając się sporej dawki problemów i stresu, pozostawiamy dla siebie to, co w EDI najważniejsze: usprawnienia w działalności firmy.