Jak zorganizować zespół ds. wyboru ERP? Jak zaplanować harmonogram przetargu?

Dlaczego warto o tym pomyśleć przed rozpoczęciem wdrożenia?

Udane wdrożenia są poprzedzone umiejętnie zaplanowanym i zrealizowanym procesem przygotowania, obejmującym m.in. wybór systemu i firmy wdrożeniowej. By zrealizować w przyszłości cel, jakim jest uruchomienie sprawnie działającego systemu informatycznego, przynoszącego firmie realne korzyści biznesowe, przetarg musi być odpowiednio zorganizowany.

Musi więc powstać zespół ludzi z odpowiednimi kompetencjami, a proces przetargowy musi być przeprowadzany w sposób przemyślany, uporządkowany i zgodnie z realistycznie zaplanowanym harmonogramem.

Konsekwencją błędów popełnionych przy organizacji przetargu może być m.in.:

• wybór niewłaściwej, niedoświadczonej firmy wdrożeniowej,
• zbyt późno rozpoczęte wdrożenie (zbyt mało czasu na prace wdrożeniowe),
• nierozpoczęcie wdrożenia w ogóle (ze względu na niedowład decyzyjny),
• wdrożenie systemu niezgodnego z rzeczywistymi potrzebami firmy.

Co jest przedmiotem przetargu – wybieramy system czy tylko oferenta?

Na samym wstępie jest konieczne jasne określenie przedmiotu przetargu – czy wybieramy system i oferenta, czy też system jest już wybrany, a wybieramy tylko firmę wdrożeniową. Jednoznaczne rozstrzygnięcie tej kwestii jest istotne dla sprawnego i szybkiego przebiegu dalszych prac – m.in. przygotowania wstępnego zapytania ofertowego.

W wielu firmach właściciel, dominujący inwestor bądź też zagraniczna centrala posiadają preferencje co do systemu (np. korporacja we wszystkich krajach stosuje ten sam ERP) – w takiej sytuacji należy uwzględnić te preferencje już przy określaniu przedmiotu przetargu. Poniższa tabela ilustruje różne modele wpływu preferencji właścicielskich (lub nacisków centrali) na określenie przedmiotu przetargu.

Jak dobrze zorganizować zespół ds. wyboru systemu (przygotowania wdrożenia)?

Ze względu na zakres i wagę pracy do wykonania, do przygotowania firmy do wdrożenia ERP, w tym do przeprowadzenia przetargu na wdrożenie, konieczne jest powołanie specjalnego zespołu.

Ważne jest, aby osoby wchodzące w skład tego zespołu były jednocześnie trzonem zespołu, który pokieruje przyszłym wdrożeniem.

Wdrożenie ERP jest przedsięwzięciem w równym stopniu biznesowym, jak informatycznym. Dlatego niezwykle istotne jest, by szef zespołu ds. przygotowania wdrożenia (a w przyszłości kierownik wdrożenia) zarówno znał dobrze biznes przedsiębiorstwa, jak i posiadał (ogólną przynajmniej) wiedzę na temat technologii informatycznych.

Kompetencje biznesowe kierownika pozwalają tak zarządzać procesem przygotowania wdrożenia (a później procesem wdrożenia), by potrzeby biznesowe firmy zawsze były na pierwszym planie. Wiedza informatyczna natomiast jest gwarancją, że wybrane rozwiązania będą odpowiednie pod względem technologicznym. W praktyce szefami projektów są szefowie IT bądź też inne osoby, mające przygotowanie biznesowe (np. szef kontrolingu, szef logistyki).

Istotne, by w pracach zespołu była zaangażowana osoba decyzyjna z zarządu firmy. Tylko w ten sposób można zapewnić, że niezbędne dla procesu przetargowego decyzje będą podejmowane niezwłocznie, zgodnie z harmonogramem i w sposób wiążący.

Rekomendowane jest, by członek zarządu, zaangażowany w prace zespołu, był także podczas wdrożenia członkiem komitetu sterującego, który nadzoruje przebieg wdrożenia. Jako osoba współodpowiedzialna za wybór danego rozwiązania i partnera wdrożeniowego, zaznajomiona już z problematyką wdrożenia, będzie mogła właściwie nadzorować i weryfikować postępy prac wdrożeniowych – aż do uruchomienia systemu.

W prace zespołu należy też zaangażować również inne osoby, odpowiedzialne za poszczególne funkcje i działy w firmie (np. sprzedaż, planowanie produkcji). Powinny one aktywnie uczestniczyć w formułowaniu wymagań wobec systemu w swoim obszarze funkcjonalnym, a także oceniać, na ile proponowane rozwiązania odpowiadają sygnalizowanym przez nich potrzebom. Osoby te powinny znać nie tylko obecne potrzeby firmy w danym obszarze, ale także mieć wizję działania firmy za dwa – trzy lata. Brak zaangażowania takich osób stwarza realne niebezpieczeństwo – że wdrożony system owszem, będzie działać, ale nie będzie odpowiadał potrzebom firmy.

Rolą kierownika zespołu powinno też być powściąganie „zapędów” przyszłych użytkowników systemu

Wielu z nich na pytanie, jakie czynności w ich działaniach powinny być wspierane przez system, powie „wszystkie”, niemniej jednak trzeba sobie zdawać sprawę, że zwiększanie zakresu wdrożenia wiąże się ze wzrostem kosztów wdrożenia. Kierownik zespołu dba winien dbać, by poprawnie zidentyfikować te czynności czy procesy, których informatyzacja może przynieść realne usprawnienia i oszczędności.

Harmonogram przetargu – by nie przesadzić w żadną stronę

Decyzję o wdrożeniu ERP podejmuje się ze względu na oczekiwane korzyści biznesowe, tak więc przedłużanie stanu braku systemu oznacza dla firmy straty i utracone korzyści. Dlatego, aby niepotrzebnie nie przedłużać tego procesu, należy dokładnie określić czas na potrzebne działania. Poniżej przedstawiono przykład takiego harmonogramu.

Dogodnie jest uruchomić system (przynajmniej w obszarze finansów) z początkiem roku obrachunkowego firmy (najczęściej zgodnego z kalendarzowym) – wówczas stare księgi zamyka się w starym systemie, a nowe – otwiera się w nowym.

Dlatego dobrze, by harmonogram uwzględniał czas konieczny do ukończenia prac wdrożeniowych przed końcem roku finansowego firmy. Niemniej jednak uruchomienie systemu w trakcie trwania roku obrachunkowego jest możliwe, wymaga tylko kilku dodatkowych działań, takich jak uzgodnienia z audytorem finansowym.

Przykładowy harmonogram przetargu

Aby dotrzymać harmonogramu, należy pamiętać o konieczności zapewnienia odpowiedniego budżetu czasu osobom, które są kluczowe dla przetargu. Dotyczy to zwłaszcza kierownika zespołu ds. przygotowania wdrożenia. Również osoba z zarządu powinna zaplanować część swojego czasu, by móc zaangażować  się w prace zespołu.

Odpowiednio dobrany (i umocowany w zarządzie) skład zespołu ds. wyboru ERP, jasne określenie przedmiotu przetargu oraz umiejętnie i realnie zaplanowany harmonogram przetargowy są warunkiem dobrego przygotowania firmy do wdrożenia ERP.