Publikacje w fachowych periodykach dotyczących zarządzana kapitałem ludzkim, analizy stanu gospodarki i zatrudnienia, a nawet medialne doniesienia z rozmów pracodawców ze związkami zawodowymi przyzwyczaiły nas, że coraz częściej obok hasła „rynek pracy” występuje przymiotnik „elastyczny”. Choć często jest to jeszcze myślenie życzeniowe, tendencje do uelastyczniania zatrudnienia coraz szerzej znajdą swoje odzwierciedlenie w obowiązującym prawie.

Już dziś dostępne narzędzia systemu SAP HR pozwalają na efektywne zarządzanie czasem pracy, by możliwości drzemiące w jego planowaniu wykorzystać do podnoszenia efektywności organizacji. To nie wszystko. System umożliwia także uwzględnianie preferencji pracowników w tworzeniu grafików zmian.

Kompleksowe zarządzanie czasem pracy obejmuje czynności począwszy od wspomagania planowania czasu pracy przez kierowników, gdzie często brane są pod uwagę indywidualne preferencje poszczególnych pracowników, poprzez szybką reakcję na nieprzewidywalne nieobecności i zmiany w obciążeniu linii produkcyjnych wynikające ze zmian zapotrzebowania ze strony rynku. Skutkiem tych zmian bywa zmiana grafików poszczególnych pracowników. I tu wchodzimy w aspekty ograniczeń prawnych wynikających z kodeksu pracy.

Kodeks pracy określa również skutki finansowe (składniki wynagrodzeń: nadgodziny, rekompensaty za pracę w niedziele i święta) wynikające z czasu pracy pracownika. Kolejnym aspektem jest sposób wynagradzania pracowników w oparciu o ich indywidualną produktywność, co daje niezwykle ważną wartość w systemach płacowych: poczucie sprawiedliwego wynagradzania w oparciu o jednolite wskaźniki, a także bezpośredniego wpływu pracownika na wynagrodzenie.

Budowanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie czasem pracy jest praktycznie koniecznością w firmach ze zmianowym systemem pracy, w zakładach, których produkcja charakteryzuje się sezonowością, w sieciach handlowych, w firmach korzystających z pracowników zatrudnianych przez agencje pośrednictwa pracy lub korzystających z usług stałych współpracowników. W dużym uproszczeniu wszędzie tam, gdzie czas pracy oznacza coś więcej niż praca od godz. 8 do 16.

W systemie SAP HR idea kompleksowego zarządzania czasem pracy realizowana jest poprzez umiejętne wykorzystanie i powiązanie modułów służących do tworzenia i planowania harmonogramów pracy (HR-TM), przechowywania danych podstawowych pracowników (HR-PA), rozliczania czasu pracy (HR-TE) i rozliczania listy płac (HR-PY).

Planowanie czasu pracy

W trakcie jednego z wdrożeń SAP HR w zakładzie pracującym w systemie pracy zmianowej zapytałem kierownika produkcji, jakie jest jego najważniejsze oczekiwanie od systemu. Odpowiedział, że chciałby mieć jasną i jednoznaczną instrukcję, jakich ograniczeń musi przestrzegać, układając grafik: ile nadgodzin i kiedy może zaplanować dla pracowników, jaka powinna nastąpić przerwa pomiędzy kolejnymi zmianami pracownika, co z planowaniem pracy w niedziele i święta oraz jak rozliczać czas pracy.

Mnogość ograniczeń i uwarunkowań oraz zawiłość kodeksu pracy przysparza bólu głowy specjalistom kadrowo-płacowym, a co dopiero kierownikowi produkcji, dla którego planowanie czasu pracy jest tylko jednym z wielu zadań.

Dostępna w SAP HR aplikacja umożliwia planowanie czasu pracy przez kierowników linii, kierowników zmian – osoby bezpośrednio odpowiedzialne i co więcej, zainteresowane planowaniem czasu pracy swoich podwładnych. Ponieważ aplikacja udostępniana jest przez przeglądarkę internetową, jest ona łatwo dostępna z każdego komputera z dostępem do Internetu.

Ergonomiczny interfejs przeglądarki jest łatwy w obsłudze i prezentuje kierownikom ich zespoły wraz z aktualnie zaplanowanym grafikiem. Funkcja łatwej zmiany grafiku poszczególnych pracowników oraz całej grupy ułatwia planowanie zarówno przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, jak i reagowanie na konieczne zmiany wynikające na przykład z nieobecności chorobowej pracownika lub zmiany obciążenia produkcyjnego.

Jednak największe ułatwienie, zastępujące instrukcję, o której mówił indagowany kierownik produkcji, wynika z faktu, że system sam weryfikuje poprawność grafików z uregulowaniami kodeksu pracy i zakładowych regulaminów wynagradzania oraz wyświetla informacje o wszystkich nieprawidłowościach. Planista widzi więc na bieżąco liczbę przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym, wypracowane nadgodziny, przepracowane weekendy każdego pracownika.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy może odbywać się na wiele sposobów. Najpopularniejszą jest ewidencja  wejść i wyjść pracowników w systemie rejestracji czasu pracy (RCP). Pracownicy otrzymują karty magnetyczne lub radiowe i rejestrują swoją obecność poprzez odbicia na czytnikach na wejściu i wyjściu z zakładu.

Możliwa jest także bardziej dokładna rejestracja czasu pracy, uwzględniająca podział na zadania wykonywane podczas zmiany, czas pracy na zleceniu produkcyjnym, MPK (miejscu powstawania kosztów), stanowisku roboczym lub linii produkcyjnej.

Automatyczne rozliczanie

Na podstawie planowanego czasu pracy i realizacji system rozlicza czas pracy zgodnie z ustaleniami opartymi na zakładowym regulaminie wynagradzania i kodeksie pracy.

Polskie ustawodawstwo w zakresie czasu pracy jest na tyle niejasne, że stwarza szerokie pole do interpretacji. Nawet instytucje powołane do jego kontroli nie zawsze są zgodne co do wykładni przepisów. Różnice występują np. w definicji doby pracowniczej, rozliczaniu nadgodzin przeklasyfikowanych do odbioru i nieodebranych, czy też przy rozliczaniu pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Duże doświadczenie BCC (aktualnie All for One Poland) w zakresie implementacji algorytmu oceny czasu pracy pozwala nam budować rozwiązania, które pomyślnie przechodzą kontrole Państwowej Inspekcji Pracy.

O ile narzędzia do planowania czasu pracy pozwalają kierownikom liniowym tworzyć optymalny grafik, to system automatycznego rozliczania zwalnia ich z konieczności interpretacji kodeksu pracy w zakresie generowania składników wynagrodzeń. Bezpośredni przełożeni weryfikują jedynie zgodność rejestracji czasu pracy z rzeczywistością, składniki wynagrodzeń wylicza system.

Wykorzystanie narzędzia do oceny czasu pracy ma dodatkowo tę wielką zaletę, że rozliczenia czasu pracy można dokonywać codziennie, a nie jedynie na koniec okresu rozliczeniowego. To daje kierownikowi możliwość raportowania rozliczenia każdorazowo po zakończeniu zmiany.

Integracja z listą płac

Funkcja integracji wyników rozliczenia czasu pracy z rozliczeniem listy płac umożliwia przenoszenie składników wynikających z czasu pracy pracowników do listy płac w celu ich wyceny i wypłacenia.

W przypadku zmian wstecznych w danych wejściowych dla oceny czasu pracy (np. uwzględnienie reklamacji pracownika w zakresie ewidencji czasu pracy) system realizuje automatyczną korektę wynagrodzenia pracownika, wykorzystując mechanizm rozliczeń wstecznych w liście płac. Czynność ta skutkuje koniecznością wykonania uciążliwych korekt po stronie listy płac – na szczęście w SAP HR-PY wykonywanych automatycznie.

Zalety jednorodności

W obecnie realizowanych przez BCC wdrożeniach kompleksowe podejście do zarządzania czasem pracy w SAP HR jest praktycznie standardem. Jednak nie zawsze tak było. Część przedsiębiorstw nadal korzysta z aplikacji zewnętrznych (non-SAP) do planowania i oceny czasu pracy.

Utrzymywanie dwóch oddzielnych środowisk technicznych i funkcjonalnych rodzi konsekwencje nie tylko związane z kosztami utrzymywania systemów IT. Dla HR-owców wiąże się z istotnymi ograniczeniami operacyjnymi. Dwie oddzielne bazy danych stwarzają ryzyko błędów wynikających z  braku natychmiastowej synchronizacji pomiędzy systemem kadrowo-płacowym i planowania czasu pracy.

Wymiana danych następuje zwykle raz na dobę, więc mogą się zdarzyć sytuacje, że pracownik informuje dział kadr o nagłej, długotrwałej nieobecności, gdy w tym samym czasie jego kierownik planuje dla niego w te dni pracę. Spowodowane tym zamieszanie może mieć dalsze konsekwencje, jeśli np. podobna sytuacja zdarza się w ostatnim dniu miesiąca i jest mało czasu na uzgodnienie tych różnic przed wypłatą wynagrodzeń.

Tu dochodzimy do drugiej istotnej wady heterogennych systemów do zarządzania czasem pracy. Odmienność rozwiązań technicznych i najczęściej brak mechanizmów analogicznych do rozliczeń wstecznych w SAP HR powodują problemy w odzwierciedleniu na liście płac zmian wprowadzonych do już rozliczonych okresów – zbyt dużo czasu traci się na uzgadnianie różnic i korekty ręczne.

Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy firma w wyniku rozwoju wdraża narzędzia planowania produkcji w systemie SAP i chce je zintegrować z planowaniem w zewnętrznym narzędziu. Wtedy konieczne są dodatkowe interfejsy aktualizujące zlecenia produkcyjne, zapotrzebowanie i synchronizację zmian w tym zakresie.

Zarządzanie czasem pracy

Wprowadzenie kompleksowego rozwiązania SAP w zakresie planowania, rozliczania i raportowania czasu pozwala osiągnąć elastyczność zarządzania czasem w ramach prawa. To nieocenione korzyści, które zostały już wymienione powyżej.

Z drugiej strony wiadomo, że wszędzie tam, gdzie wynagrodzenia pracowników są uzależnione od czasu pracy i jego oceny, często pojawiają się konflikty dotyczące rozliczeń nadgodzin, urlopów itp. Wiarygodny i efektywny system zarządzający czasem pracy wzmaga zaufanie pracowników do pracodawcy i pozwala sprawiedliwie wynagradzać.

Możliwość monitorowania realizacji (jeszcze przed zamknięciem miesiąca), zaraz po zakończeniu zmiany przez kierowników umożliwia równomierne obciążenie wszystkich zatrudnionych i zapobiega powstaniu u niektórych pracowników „niechcianych” nadgodzin.

Rozproszone zarządzanie czasem pracy – ewidencja i jej zatwierdzanie, jest tam, gdzie jest o niej informacja, czyli u kierownika, bez zbędnego angażowania osób pośredniczących – to rozwiązanie optymalne, pozwalające uwzględniać osobiste preferencje pracowników.

Należy dodać, że możliwe jest opracowanie w SAP HR rozwiązania uwzględniającego preferowane dni, a nawet godziny pracy. Taką opcję warto rozważyć w firmach, które korzystają z usług „niepracowników” (np. stałych współpracowników, jednoosobowych firm transportowych, studentów).

Rejestracja indywidualnego czasu pracy w powiązaniu z informacją o wykonanej pracy daje możliwość konstruowania systemów wynagradzania opartych na efektywności pracownika. Dostępne  w systemie oceny czasu pracy dodatkowe informacje o pracowniku, jak np. spóźnienia czy  nieplanowane nieobecności, wspierają dyscyplinę pracy.

Wykorzystanie czytników z funkcjonalnością wyświetlania informacji personalizowanych daje możliwość szybkiego (codziennie) przekazywania informacji zwrotnych o rozliczeniu czasu pracy (np. czas przepracowany, nadgodziny) oraz dodatkowych informacji interesujących pracownika, jak np. pozostały limit urlopowy. Ten kanał komunikacji zmniejsza obciążenie działów kadrowych i kierowników obsługą typowych pytań pracowników.

Dodatkowe zalety takiego rozwiązania to między innymi możliwość powiązania zleceń produkcyjnych z czasem pracy realizujących je pracowników, co daje szybki efekt we wsparciu rozliczenia produktywności na liniach produkcyjnych.

Wyniki oceny czasu pracy zapamiętywane w bazie danych dostarczają osobom zarządzającym firmą nieocenione dane do analizy i określenia możliwości poprawy efektywności pracy, identyfikacji  trendów okresowych, konsekwencji finansowych podjętych działań.