Precyzyjne określenie zakresu wdrożenia jest kluczowe zarówno dla firmy wdrożeniowej, jak i przyszłego użytkownika systemu. W interesie obu stron leży staranne przeprowadzenie tej części projektu, ponieważ zakres:

  • będzie podstawą opracowania kolejnych parametrów projektu:
    • strategii wdrożenia: pełna implementacja, roll-out, wdrożenie wieloetapowe,
    • budżetu: na podstawie szczegółowego zakresu projektu można określić faktyczną wymaganą liczbę dni pracy konsultantów firmy wdrożeniowej,
    • harmonogramu: definicja „kamieni milowych” oraz głównych dat projektu (początek/koniec każdej fazy); kompletny harmonogram składa się ze szczegółowego planu na bieżącą fazę projektu oraz planu ramowego dla kolejnych etapów,
  • pozwoli zdefiniować i zarezerwować z odpowiednim wyprzedzeniem zasoby niezbędne do realizacji przedsięwzięcia (członkowie zespołów roboczych, infrastruktura techniczna itp.),
  • umożliwi klarowny podział obowiązków i odpowiedzialności pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu (klient, konsultanci, ewentualnie inne zaangażowane strony),
  • umożliwi systemową kontrolę przebiegu wdrożenia oraz wykorzystania budżetu.

Ponadto, jako że zakres projektu jest rozwinięciem ogólnych celów projektu, jego szczegółowa weryfikacja po starcie produktywnym pozwoli stwierdzić, czy wdrożenie zakończyło się sukcesem, czy porażką.

Kto bierze udział w określaniu zakresu wdrożenia?

Nie ma żadnej złotej reguły określającej, kto w danej firmie ma brać udział w definiowaniu zakresu wdrożenia systemu zintegrowanego. Na ogół jest to kadra kierownicza, dyrektorzy, rzadziej zarząd. Idealne jest rozwiązanie, gdy możliwe jest wyłonienie tzw. właścicieli procesów (BPO – Business Process Owners), którzy dysponują wiedzą ekspercką o funkcjonowaniu poszczególnych obszarów firmy, mogą podejmować decyzje w zakresie zmian procesów oraz potrafią określić, czy i jak dany proces powinien być odzwierciedlony w systemie informatycznym.

Prace nad definiowaniem zakresu są wieloetapowe, rozpoczynają się od ogólnego zakresu (np. które spółki w grupie będą objęte wdrożeniem) i są stopniowo precyzowane.

Precyzyjne określenie zakresu wdrożenia jest kluczowe zarówno dla firmy wdrożeniowej, jaki i przyszłego użytkownika systemu.

W każdym przypadku biorą w nich udział konsultanci wiodący firmy wdrożeniowej. Świetnie, jeśli konsultanci znają branżę i prowadzili już projekt w firmie o podobnym charakterze. Konsultanci pracują z użytkownikami kluczowymi, kierownikami działów, właścicielami procesów. Następnie zakres, opracowany dla danego obszaru (modułu SAP) zostaje skompilowany w formie jednego dokumentu i podlega weryfikacji i zatwierdzeniu przez kierownictwo projektu.

Kiedy zdefiniować zakres wdrożenia?

Według metodyki stosowanej przez BCC (aktualnie All for One Poland) określenie zakresu wdrożenia odbywa się w tzw. fazie 0 projektu – Analizie przedwdrożeniowej. Faza ta poprzedza zatwierdzenie oferty przez klienta i rozpoczęcie przygotowania projektu. Przeprowadzenie tej analizy w sposób systematyczny i wspierany przez metodykę wdrożeniową pozwala na lepsze przygotowanie ofert, których kluczowym elementem jest zakres wdrożenia.

Zdarza się, że zakres wdrożenia jest ustalony odgórnie (np. w projektach typu roll-out). W tych przypadkach w fazie projektowania koncepcyjnego zamiast definicji zakresu należy wykonać weryfikację zakresu.

Metody określania zakresu

W chwili rozpoczęcia definiowania zakresu wdrożenia istotne jest, aby właściciele procesów, użytkownicy kluczowi lub kadra zarządcza była zaznajomiona z możliwościami i obszarami funkcjonalnymi systemów SAP.

Należy pamiętać, że rozwiązania SAP to nie tylko ERP, lecz cała rodzina produktów, obejmująca systemy CRM, SCM, BW i inne. Spełnienie wymagań firmy może wymagać równoległego i skoordynowanego wdrożenia dwóch lub większej liczby tych rozwiązań. Bardzo pomocne jest zorganizowanie szkolenia przekrojowego, prezentującego wszystkie najważniejsze procesy i funkcje systemu w konfiguracji standardowej. Praktykowane są również wizyty referencyjne w zakładach o podobnym charakterze produkcji.

Definiowanie zakresu polega na dzieleniu głównych elementów projektu określonych na ogólnym poziomie (rachunkowość, zaopatrzenie, sprzedaż itp., którym odpowiadają poszczególne obszary funkcjonalności systemów SAP) na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu komponenty. Taka dekompozycja zwiększy dokładność oszacowania kosztów, terminów i zasobów. Kolejnym krokiem jest podjęcie decyzji, czy dany element procesu wchodzi w zakres wdrożenia.

Dobrym zwyczajem przy definiowaniu zakresu jest gromadzenie dokumentacji określającej obecne (lub docelowe – w momencie zakończenia wdrożenia, jeżeli są planowane zmiany) struktury organizacyjne, zakresy danych, liczbę przetwarzanych dokumentów, ograniczenia oraz założenia.

W pracy nad definicją zakresu wykorzystuje się następujące metody:

  • konsultacje w zespołach roboczych,
  • analizę dostępnej dokumentacji,
  • dekompozycję procesów,
  • użycie know-how z innych podobnych przedsiębiorstw,
  • rekomendacje ekspertów zewnętrznych.

Pomocne narzędzia

Przy określaniu zakresu warto posiłkować się narzędziami i materiałami, które pomogą stronom zaangażowanym w projekt na sformułowanie zakresu w sposób zrozumiały i akceptowalny przez przedsiębiorstwo i partnera wdrożeniowego.

Mapa procesów biznesowych: wykonana na potrzeby wdrożenia lub zupełnie niezależnie. Zwykle w takiej mapie nie używa się nomenklatury SAP, a zawiera ona definicję procesów docelowych (tzw. to-be), które nie zawsze są zgodne ze standardowymi procesami SAP. Wymagana jest zatem praca nad „tłumaczeniem” procesów z mapy na funkcje SAP. Zasadniczym walorem mapy procesów jest to, że daje ona konsultantom firmy wdrożeniowej szybki wgląd w strukturę i procesy odbywające się w przedsiębiorstwie.

Inwentaryzacja stanu obecnego: analiza obecnego systemu informatycznego, obiegu dokumentów, rodzajów dokumentów i procesów. Ta opcja jest wybierana, jeżeli klient nie zamierza przeprowadzać istotnych zmian organizacyjnych w trakcie wdrożenia.

Predefiniowany zakres jako lista kontrolna dla poszczególnych elementów systemu (element w zakresie tak/nie). Narzędzie to jest najskuteczniejsze, gdyż pokazuje wszystkie możliwe procesy, działania i potrzebne struktury danych, jakie oferuje system SAP. Zadaniem zespołu roboczego jest jedynie wybranie żądanych opcji z listy.

W przypadku wdrożeń SAP typu roll-out zakres wdrożenia może zostać ustalony w projekcie pilotażowym. Następnie modyfikuje się jego zawartość (tzw. GAP – analiza rozbieżności) o lokalne uwarunkowania prawne oraz istotne potrzeby rynkowe lub biznesowe.

Za każdym razem przy definiowaniu zakresu projektu należy bacznie zwracać uwagę na to, czy ustalony zakres będzie możliwy do wykonania z przyczyn technicznych, możliwości budżetowych firmy oraz pod kątem jej realnych potrzeb.

Weryfikacja zakresu

Proces ten musi być wykonany zarówno przez konsultantów, jak i zespół klienta. Konsultanci wykonują weryfikację pod kątem spójności oraz możliwości późniejszej realizacji ustalonego zakresu w systemie. Natomiast klient weryfikuje zakres pod kątem posiadanego budżetu, realnych potrzeb, planów rozwoju i strategii firmy oraz możliwości organizacyjnych itd. Wynikiem jest akceptacja zakresu, który będzie stanowił załącznik do umowy wdrożeniowej.

Czy zakres wdrożenia jest niezmienny?

Zdarza się, że w kolejnych fazach projektu, koncepcji, realizacji lub przygotowania startu pojawia się żądanie zmiany zakresu. Przyczyn tego może być wiele:

  • błędne wykonanie analizy przedwdrożeniowej (faza 0),
  • zdarzenia zewnętrzne (fuzje, zmiana strategii, zmiana otoczenia firmy, itp.),
  • zmiany technologiczne.

Jako że jest to jeden z głównych czynników ryzyka projektu, przed podjęciem decyzji o zmianie zakresu należy przeprowadzić analizę następujących aspektów:

  • określenie rangi zmiany: kosmetyczna, średnia, znaczna, krytyczna dla biznesu,
  • jak proponowana zmiana wpływa na przebieg startu produkcyjnego i późniejszą eksploatację systemu,
  • jaki wpływ na harmonogram i budżet projektu ma proponowana zmiana,
  • czy istnieją alternatywne rozwiązania bez zmiany zakresu – np. zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, rezygnacja z innych funkcjonalności itp.

Po uwzględnieniu powyższych elementów kierownicy projektu (w wypadku niewielkich zmian) lub Komitet Sterujący projektu (w wypadku poważniejszych zmian) zatwierdza nowy zaktualizowany zakres projektu, według którego kontynuowane jest wdrożenie.

Należy pamiętać o poinformowaniu o zmianie wszystkich uczestników projektu, na których pracę ma ona wpływ. Niezbędna jest aktualizacja odpowiedniej części dokumentacji projektowej związanej ze zmianą.

W oczywisty sposób zmiany zakresu wprowadzane na wcześniejszych etapach projektu są łatwiejsze do uwzględnienia – im mniejsza część docelowego rozwiązania została skonfigurowana, udokumentowana i przetestowana, tym mniej elementów musimy zmodyfikować lub powtórzyć (np. testy integracyjne).

Rzeczywisty koszt wprowadzenia zmiany zakresu zwiększa się więc wraz z postępem realizacji wdrożenia i jest najmniejszy w fazie początkowej. Z tego powodu w metodyce wdrożeniowej BCC duży nacisk na definicję zakresu jest położony właśnie w „fazie 0” projektu.